0

Archiwizacja w systemie EZD

Jak system EZD zmienia sposób archiwizacji akt w urzędzie? Sprawą pierwszorzędną jest przesunięcie ciężaru czynności archiwizacyjnych z okresu po zakończeniu sprawy, tuż przed przekazaniem do archiwum, na czas prowadzenia sprawy.

W świecie papierowym archiwista jest na samym końcu życia dokumentu i akt. Otrzymuje gotowy „produkt” nie mając dużego wpływu na poprawność jego przygotowania. Urzędnik zwykle przystępuje do archiwizacji tuż przed przekazaniem ich do archiwum. Same czynności archiwizacyjne przez niektórych urzędników postrzegane są jako strata czasu, zwłaszcza paginacja. Często zadania archiwizacyjne zrzucane są na stażystów lub praktykantów, choć powierzanie im kwestii opisywania teczek czy układania akt w obrębie sprawy kończy się tragicznie dla dokumentacji.

archiwizacja akt w EZD

Przy systemie EZD pracownik merytoryczny ma możliwość kompletowania akt, uzupełniania metadanych na bieżąco, w trakcie rozpatrywania sprawy. Metadane wprowadzane są w sposób naturalny a co za tym idzie nie jest to traktowane jako dodatkowe zbędne obciążenie. Poza tym dobrze zaprojektowany system EZD może wspomagać urzędnika w wypełnianiu metadanych, czy to automatyzując, podpowiadając, czy pilnując ich uzupełniania. W przypadku zaimplementowania procesów do systemu EZD można również wspomagać i nadzorować pracownika w kompletowaniu akt, klasyfikowaniu spraw.

archiwizacja akt tradycyjnych

W świecie elektronicznym archiwista może i powinien towarzyszyć urzędnikowi i powstającym dokumentom, doradzając, szkoląc ale też weryfikując i nadzorując poprawność wykonywania czynności kancelaryjnych i prowadzenia akt.

Paweł

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.