2

Mapa jednostek nadzorowanych przez archiwa państwowe cz. 1

Po mapie jednostek z systemami Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją przymierzałem się do opracowania mapy podmiotów nadzorowanych przez archiwa państwowe. Nie widziałem tego typu opracowania a wierzę, że może ono pozwolić na nowo spojrzeć na wykaz podmiotów, który jest przecież ważnym narzędziem w rękach archiwów państwowych w kształtowaniu zasobu archiwalnego.

Źródło danych: dane z systemu Nadzór i Kontrola Archiwalna (NIKA) – udostępnione przez Naczelną Dyrekcję Archiwów Państwowych stan na dzień 2 marca 2020 r.;

Wykaz z NDAP otrzymałem z danymi adresowymi, więc wykorzystując świetne narzędzie do geolokalizacji udostępnione przez Główny Urząd Geodezji i Kartografii udało mi się przypisać współrzędne geograficzne do poszczególnych podmiotów wpisanych do wykazu.

Dla blisko 8 tysięcy podmiotów udało mi się przypisać dokładne współrzędne do poziomu adresu – ulicy i numeru domu. W przypadku pozostałych jednostek ich lokalizacja jest bardziej ogólna i ograniczona została do wskazania miejscowości w której znajduje się siedziba.

Dwie pierwsze mapy przedstawiają wykaz wszystkich jednostek na tle najpierw gmin a następnie na podkładzie mapy ogólnogeograficznej Polski.

Punkty czerwone – nadzorowane jednostki.

Punkty niebieskie – archiwa państwowe i ich oddziały.


Część punktów z uwagi na skalę mapy nakłada się na siebie, więc jeżeli weźmiemy pod uwagę gęstość położenia jednostek w danych rejonach to mapa skupienia wygląda następująco.

Na koniec z uwagi na okoliczności – mapa jednostek zaklasyfikowanych przez archiwa państwowe jako podmioty „Ochrony zdrowia”.

Z uwagi na obszerność danych i materii nie będzie to jedyny wpis o tej tematyce. Postaram się przygotować mapy dla różnych typów klasyfikacji jednostek… i mam nadzieję nie tylko tego rodzaju mapy uda mi się przygotować. Może ktoś ma jakieś pomysły na mapy z tej tematyki?

CDN

0

Mapa jednostek z systemami EZD lub wspierającymi system tradycyjny [stan na sierpień 2019]

Publikuję zaktualizowaną wersję „Mapa EZD”. Mapę uzupełniłem o informacje otrzymane od czytelników oraz uzyskane z Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych, co pozwoliło uwzględnić na mapie 942 jednostki.

Źródła danych:

  • strona internetowa ezd.gov.pl – dane dotyczące wdrożeń systemu EZD PUW (stan na 3 kwietnia 2019 r.);
  • dane z Systemu Inwentaryzacji Systemów Teleinformatycznych (www. sist.itl.waw.pl) – udostępnione przez Ministerstwo Cyfryzacji w dniu 4 marca 2019 r.;
  • dane z systemu Nadzór i Kontrola Archiwalna (NIKA) – udostępnione przez Naczelną Dyrekcję Archiwów Państwowych stan na dzień 3 lipca 2019 r.;
  • informacje czytelników.

Na mapach przedstawione są podmioty publiczne, które w ww. źródłach zostały wymienione jako jednostki, które wdrożyły lub wdrażają system EZD, bądź zostały odnotowane w systemie NINA jakie podmioty z systemem podstawowym EZD lub wykorzystującym go tylko wspierająco.

Uwzględnienie jednostek z systemem tradycyjnym wspieranym elektronicznymi narzędziami może sugerować większe od rzeczywistego rozprzestrzenienie systemów Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją. Analizując mapę należy o ty pamiętać, zwłaszcza, że spora jest też liczba jednostek, co do których nie wiemy w jakim zakresie wykorzystują system EZD.

Statystyka i podział jednostek przedstawia się następująco:

system kancelaryjnypodmiotów
papierowy ze wspomaganiem EZD390
brak danych303
EZD168
papierowy ze wspomaganiem EZD oraz wyjątkami elektronicznymi81
Suma końcowa942

————————————————————————————————————

Mapa wdrożeń wg. województw – liczba instytucji w danym województwie.

Mapa gmin w której znajduje się co najmniej jeden podmiot publiczny z systemem EZD.

Mapa wdrożeń wg.właściwości terytorialnej archiwów państwowych. Oczywiście w przypadku Archiwum Państwowego w Warszawie należy pamiętać, że większość z tych jednostek podlega pod nadzór Archiwum Akt Nowych a nie archiwum regionalnego.

Mapa z zaznaczeniem czy jest to jednostka rządowa, czy samorządowa.

Na koniec w pliku do ściągnięcia wykaz jednostek uwzględnionych na mapkach. Jeżeli ktoś pracuje w jednostce, która używa systemu EZD a nie jest wymieniona na tej liście, będę wdzięczny za informację – na konto: archiwumEZD@o-archiwum.pl

7

Mapa wdrożeń EZD

Od dawna nosiłem się z zamiarem zebrania danych i opracowania mapy jednostek publicznych w których wdrożono system EZD lub system jest wdrażany. Odkładałem ten temat głównie z powodu ograniczonej liczby źródeł danych.. Przygotowałem mapę w oparciu o dane z 2 źródeł, jednak liczę, że z czasem mapa ta będzie uwzględniała informacje z wielu źródeł a tym samym będzie przedstawiała sytuację jak najbardziej zbliżoną do rzeczywistości. Mapę będę starał się stale aktualizować.

Źródła danych:

  • strona internetowa ezd.gov.pl – dane dotyczące wdrożeń systemu EZD PUW (stan na 3 kwietnia 2019 r.);
  • dane z Systemu Inwentaryzacji Systemów Teleinformatycznych (www. sist.itl.waw.pl) – udostępnione przez Ministerstwo Cyfryzacji w dniu 4 marca 2019 r.

Na mapach przedstawione są podmioty publiczne, które w ww. źródłach wdrożyły lub wdrażają system EZD. Mapa nie uwzględnia zaawansowania wdrożenia.

Ilość jednostek z systemem EZD uwzględnionych na mapie 415 w tym:19 ministerstw,

51 urzędów centralnych,

16 urzędów wojewódzkich

32 samorządy.

Lokalizacja jednostek z EZD stan na początek kwietnia 2019

Mapa wdrożeń wg. województw – przy nazwie podano ilość instytucji w danym województwie.

Instytucje z systemami EZD wg. województw

Mapa gmin w której znajduje się co najmniej jeden podmiot publiczny z systemem EZD.

Mapa wdrożeń wg.właściwości terytorialnej archiwów państwowych. Oczywiście w przypadku Archiwum Państwowego w Warszawie należy pamiętać, że większość z tych jednostek podlega pod nadzór Archiwum akt Nowych a nie archiwum regionalnego.

Na koniec w pliku do ściągnięcia wykaz jednostek uwzględnionych na mapkach. Jeżeli ktoś pracuje w jednostce, która używa systemu EZD a nie jest wymieniona na tej liście, będę wdzięczny za informację – na konto: archiwumEZD@o-archiwum.pl

0

Skróty w tytułach spraw

Nowe zarządzenia Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dnia 30 stycznia br.  nr 7  w sprawie ewidencjonowania zasobu archiwalnego w archiwach państwowych oraz nr 8 w sprawie inwentaryzacji materiałów archiwalnych oraz sporządzania i zatwierdzania elektronicznych inwentarzy archiwalnych dla zespołów (zbiorów) w archiwach państwowych skłoniły mnie do refleksji związanej z występowaniem skrótów w metadanych dokumentacji w systemach EZD. Continue Reading

3

Współrzędne geograficzne a opis archiwalny

Funkcją ewidencji archiwalnej jest umożliwienie zainteresowanym w dotarciu do cennej dla nich informacji znajdującej się w poszczególnych dokumentach. Jednak czasami sama ewidencja zawiera równie duży i ciekawy ładunek informacyjny. Na portalu szukajwarchiwach.pl opublikowano 7 milionów opisów archiwalnych a dzięki programowi retrokonwersji będzie ich więcej. Postać elektroniczna tych danych pozwala na ich stosunkowo łatwe przetwarzanie i łączenie z innymi danymi. Continue Reading

5

Wykazy akt a tagowanie oraz parę słów o kwalifikowaniu.

Na konferencji „Dokument elektroniczny w archiwum”  pojawił się wątek zmiany wykazów akt. Pytanie z sali wywołane propozycją  Jarosława Orszulaka zawartą w jego wystąpieniu. W toku dyskusji nie padła żadna propozycja, jednak Kazimierz Schmidt zauważył, że do dokumentów elektronicznych bardziej odpowiednim narzędziem informacyjno-wyszukiwawczym jest tagowanie. Continue Reading