0

Skróty w tytułach spraw

Nowe zarządzenia Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dnia 30 stycznia br.  nr 7  w sprawie ewidencjonowania zasobu archiwalnego w archiwach państwowych oraz nr 8 w sprawie inwentaryzacji materiałów archiwalnych oraz sporządzania i zatwierdzania elektronicznych inwentarzy archiwalnych dla zespołów (zbiorów) w archiwach państwowych skłoniły mnie do refleksji związanej z występowaniem skrótów w metadanych dokumentacji w systemach EZD. Continue Reading

3

Współrzędne geograficzne a opis archiwalny

Funkcją ewidencji archiwalnej jest umożliwienie zainteresowanym w dotarciu do cennej dla nich informacji znajdującej się w poszczególnych dokumentach. Jednak czasami sama ewidencja zawiera równie duży i ciekawy ładunek informacyjny. Na portalu szukajwarchiwach.pl opublikowano 7 milionów opisów archiwalnych a dzięki programowi retrokonwersji będzie ich więcej. Postać elektroniczna tych danych pozwala na ich stosunkowo łatwe przetwarzanie i łączenie z innymi danymi. Continue Reading

5

Wykazy akt a tagowanie oraz parę słów o kwalifikowaniu.

Na konferencji „Dokument elektroniczny w archiwum”  pojawił się wątek zmiany wykazów akt. Pytanie z sali wywołane propozycją  Jarosława Orszulaka zawartą w jego wystąpieniu. W toku dyskusji nie padła żadna propozycja, jednak Kazimierz Schmidt zauważył, że do dokumentów elektronicznych bardziej odpowiednim narzędziem informacyjno-wyszukiwawczym jest tagowanie. Continue Reading

0

Wdrożenie systemu EZD PUW w archiwach państwowych [mapa]

W 2012 roku w Archiwum Państwowym w Olsztynie wdrożono system EZD Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku. Korzystając z danych na stronie www.ezd.gov.pl oraz sprawozdań z działalności Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych oraz archiwów państwowych przygotowałem mapę stanu wdrożeń EZD w sieci archiwów.

Continue Reading

0

Weryfikacja w EZD przez raporty. Cz. 2 – Tytuły spraw – błędy krytyczne

Po przygotowaniu danych możemy przystąpić do weryfikacji i analizy interesujących na kwestii. Przedstawię na początek analizę związaną z tytułami spraw. Metadana ta zawiera dosyć istotne informacje. Większość użytkowników systemu EZD właśnie po tytułach spraw wyszukuje informacji. Myślę, ze można uznać, że sprawa stała się podstawową jednostką informacyjną dla systemu EZD. Continue Reading

0

Weryfikacja w EZD przez raporty. Cz. 1 – Jak przygotować dane?

We wcześniejszym wpisie i w wystąpieniu na X zjeździe IFAR zarysowałem sposoby wykorzystania raportów z EZD do weryfikacji postępowania z dokumentacją przez koordynatora czynności kancelaryjnych i archiwistę. To była bardziej teoria i pokazanie możliwości jakie niosą raporty. Przejdźmy do praktyki – postaram się pokazać krok po kroku jak możemy dokonać analizy danych z systemu EZD. Na początek jak przygotować dane do analizy. Continue Reading

0

Wyjmowanie czy wypożyczanie dokumentów ze składów chronologicznych?

Zasada generalna wyrażona w instrukcji kancelaryjnej zakłada, że przesyłki w pełni odwzorowane przechowywane są w składzie chronologicznym i w wersji papierowej nie wędrują do pracownika załatwiającego sprawę. Całość informacji zawartej w przesyłce znajduje się w odwzorowaniu cyfrowym przekazanym w systemie EZD do pracownika. Można jednak znaleźć kilka sytuacji gdy pracownik nawet przy pełnym skanie musi  sięgnąć do oryginału papierowego a czasem nawet na stałe usunąć ze składu część przesyłki.

Continue Reading