0

Czas dekretacji w systemie EZD [infografika]

czasdekretacji(5)

Jednym z oczekiwanych efektów wdrożenia systemu Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją jest oszczędność czasu. W przypadku dekretacji pism wpływających do urzędu oszczędność ta ujawnia się już po kilku dniach stosowania EZD.

Dobrze znane są bolączki dekretacji papierowej: stosy papierów zalegające na biurkach kierowników, szybka i pobieżna dekretacja miedzy jednym spotkaniem a drugim. W masie pism łatwo przeoczyć te najważniejsze czy zawierające ważne i pilne informacje. Rzut oka na pismo, szybka dekretacja i już następne pismo… Czasem pomaga w tym sekretarka, dzieląc wcześniej pisma, pomijam już takie sytuacje, że faktycznie to pracownik sekretariatu „dokonuje” dekretacji a przełożony przystawia tylko swoją parafę.

 

Droga pisma z dziennika podawczego przez paru dekretujących może być wielodniowa, zwłaszcza gdy zdarzy się dekretacja mylna.

A i zagubienie pisma, mimo największej staranności, zdarzyć się może.

Zastosowanie elektroniki upraszcza i przyspiesza dekretację, zapobiega również utracie informacji.

Po pierwsze, należy zauważyć, że dekretacja staje się czynnością kancelaryjną, która może być dokonywana niezależnie od miejsca wpływu pisma, czy przebywania dekretującego. Czy pismo wpływa w centrali jednostki czy w oddziale na przysłowiowej głębokiej prowincji, przesyłka może być w tym samym czasie zadekretowana przez tą samą osobę. Szef aby dekretować nie musi przebywać w swoim gabinecie, jedyne co potrzebuje to odpowiednio zabezpieczone mobilne urządzenie podłączone do internetu i chwila czasu, np. w podróży.

Po drugie, przesyłanie treści pisma między poszczególnymi stanowiskami w organizacji może być liczona nawet w minutach, względnie godzinach a nie dniach, jak w systemie papierowym.

Po trzecie, narzędzia nadzoru i kontroli w systemie EZD umożliwiają przełożonym na bieżący nadzór nad pismami, których dekretację delegowali w dół do swych podwładnych.  Zapobiegają zagubieniu dokumentu, która wpłynął do jednostki.

 

Paweł

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

Witryna wykorzystuje Akismet, aby ograniczyć spam. Dowiedz się więcej jak przetwarzane są dane komentarzy.