0

Nadzór ogólny nad stosowaniem instrukcji kancelaryjnej a koordynator czynności kancelaryjnych

Nadzór ogólny nad stosowaniem instrukcji kancelaryjnej jest uprawnieniem kierownika jednostki, zwykle realizowane przez odpowiednie normatywy wewnętrzne takie jak regulaminy organizacyjne, zarządzenia i procedury organizujące prace jednostki czy stosowane procedury wewnętrzne.  W instrukcji z 2011 roku pojawiła się nowa funkcja – koordynator czynności kancelaryjnych. Koordynator wyznaczany bezpośrednio przez kierownika podmiotu a więc potencjalnie mający dosyć wysoką pozycję w organizacji, ma niejako na bieżąco stanowić „narzędzie” nadzoru kierownika podmiotu.

Instrukcja wymienia niektóre z tematów, którymi powinien zajmować się koordynator:

  1. Dobór klas z wykazu akt – czyli poprawność klasyfikowania spraw i dokumentów przez urzędników, czynność mająca istotne znaczenia dla funkcjonowania urzędu – czy to wyszukiwanie dokumentów czy na długość ich przechowywania.
  2. Właściwe zakładanie spraw i prowadzenie akt – tu można wskazać dwa ważne zagadnienia które się w tym mieszczą – kompletność akt i metadane. A wiec czy pracownicy poprawnie gromadzą akta czyli w odpowiedniej postaci w zalezności od tego czy sprawa jest prowadzona elektronicznie czy papierowo. Czy dokumenty i sprawy określane są odpowiednimi metadanymi w przypadku dokumentów elektronicznych a w przypadku dokumentów papierowych, czy np. są na nich umieszczane elementy czy znaki spraw (por. §§ 42 ust. 2 i 52 ust. 4 Instrukcji kancelaryjnej z 2011 r.)

Instrukcja wymienia te dwa obszary jednak przedmiotem zainteresowania koordynatora winno być stosowanie całej instrukcji kancelaryjnej.

Należy podkreślić, ze koordynator czynności kancelaryjnych powinien funkcjonować nie tylko gdy jednostka ma system EZD ale również w sytuacji działania urzędu sposób tradycyjny.

W odróżnieniu od instrukcji wcześniejszych brak jest w niej określenia odpowiedzialności innych osób w jednostce za prawidłowość stosowania zasad kancelaryjnych. Mam tu na myśli kierowników komórek organizacyjnych. Trudno jednak sobie wyobrazić by przełożony nie odpowiadał za pracę podległych pracowników, również w tym aspekcie, skoro jego odpowiedzialność za pracę komórki organizacyjnej jest bezdyskusyjna i umocowana zwykle np. w regulaminie organizacyjnym. W małych jednostkach  koordynator zapewne może  efektywnie wyręczyć w tym zakresie przełożonych, jednak w przypadku jednostek dużych liczących po kilkaset osób leży to poza możliwościami fizycznymi i czasowymi takiej osoby.

Nie wymieniono metod pracy koordynatora. W pierwszej chwili może się wydawać, że kontrola czy szeroko rozumiany nadzór winien być głównym sposobem pracy. Jednak, moim zdaniem, ograniczanie się do nadzoru, czyli wykrywania i wskazywania błędów to za mało. Działania te powinny być uzupełnione a może nawet wyprzedzone przez działania doradcze czy szkoleniowe koordynatora. Moimi zdaniem ważne jest wyrobienie w pracownikach przeświadczenia, że w przypadku problemów z zakresu stosowania zasad kancelaryjnych mogą się po pomoc zgłosić właśnie do koordynatora czynności kancelaryjnych. Co więcej dobry koordynator powinien wychodzić naprzeciw potrzebom pracowników urządzając odpowiednie szkolenia czy doradzając już na etapie organizowania pracy urzędu np. opiniując normatywy wewnętrzne w zakresie kancelaryjnym.

W instrukcji kancelaryjnej tym wskazano też, że funkcję koordynatora powierza się archiwiście, jednak jak wynika z uzasadnienia do rozporządzenia i późniejszych wyjaśnień opublikowanych na stronie Ministerstwa Spraw Wewnętrznych chodzi bardziej o zasadę by funkcję tę powierzyć osobie o odpowiedniej wiedzy i kwalifikacjach (patrz: https://mswia.gov.pl/pl/wolnytekst/8844,dok.html).

Paweł

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

Witryna wykorzystuje Akismet, aby ograniczyć spam. Dowiedz się więcej jak przetwarzane są dane komentarzy.