0

Weryfikacja w EZD przez raporty. Cz. 2 – Tytuły spraw – błędy krytyczne

Po przygotowaniu danych możemy przystąpić do weryfikacji i analizy interesujących na kwestii. Przedstawię na początek analizę związaną z tytułami spraw. Metadana ta zawiera dosyć istotne informacje. Większość użytkowników systemu EZD właśnie po tytułach spraw wyszukuje informacji. Myślę, ze można uznać, że sprawa stała się podstawową jednostką informacyjną dla systemu EZD. Continue Reading

0

Weryfikacja w EZD przez raporty. Cz. 1 – Jak przygotować dane?

We wcześniejszym wpisie i w wystąpieniu na X zjeździe IFAR zarysowałem sposoby wykorzystania raportów z EZD do weryfikacji postępowania z dokumentacją przez koordynatora czynności kancelaryjnych i archiwistę. To była bardziej teoria i pokazanie możliwości jakie niosą raporty. Przejdźmy do praktyki – postaram się pokazać krok po kroku jak możemy dokonać analizy danych z systemu EZD. Na początek jak przygotować dane do analizy. Continue Reading

0

Archiwa państwowe w statystykach (2015 rok) – cz. 1

Zaprezentowana w poprzedniej notce mapa zasięgu terytorialnego to ułamek możliwości wykorzystania QGIS-a.

Do kolejnych map wykorzystałem dwa źródła danych:

Pierwsza mapa przedstawia liczbę ludności mieszkającą w obszarze działalności poszczególnych archiwów państwowych. Pod nazwą archiwum populacja danego obszaru.

Continue Reading

0

Zasięg terytorialny archiwów państwowych wg. rozporządzenia z 2015 roku

W nowy roku 2017 postanowiłem nauczyć się czegoś nowego. W moje ręce wpadł QGIS. Wedle definicji w wikipedi: qgis to – „wieloplatformowe, wolne i otwarte oprogramowanie geoinformacyjne (GIS) i […] umożliwia m.in. gromadzenie, przetwarzanie (tworzenie, selekcję, identyfikowanie, edytowanie, przeglądanie, zarządzanie), wyświetlanie, analizowanie, interpretowanie i udostępnianie danych przestrzennych, w tym publikowanie kompozycji mapowych w Internecie.”  Wygląda strasznie zawile i skomplikowanie, ale jak się okazało nie taki diabeł straszny jak go malują. Continue Reading

2

Co ma piernik do wiatraka, czyli wykaz akt a ustrój państwa?

Zestawienie tytułowe w pierwszej chwili wydaje się adekwatne do  przytoczonego przysłowia. Ale czy rzeczywiście? Po zastanowieniu można przyjąć za rozsądną myśl, że ustrój panujący w danym kraju ma wpływ  na treść wykazów akt.  Wszak z cech dobrego wykazu akt wynika, że powinien być on aktualny i kompletny, tj. odzwierciedlać rzeczywistość prawno-administracyjną. Continue Reading

0

Wyjmowanie czy wypożyczanie dokumentów ze składów chronologicznych?

Zasada generalna wyrażona w instrukcji kancelaryjnej zakłada, że przesyłki w pełni odwzorowane przechowywane są w składzie chronologicznym i w wersji papierowej nie wędrują do pracownika załatwiającego sprawę. Całość informacji zawartej w przesyłce znajduje się w odwzorowaniu cyfrowym przekazanym w systemie EZD do pracownika. Można jednak znaleźć kilka sytuacji gdy pracownik nawet przy pełnym skanie musi  sięgnąć do oryginału papierowego a czasem nawet na stałe usunąć ze składu część przesyłki.

Continue Reading

0

Nadzór ogólny nad stosowaniem instrukcji kancelaryjnej a koordynator czynności kancelaryjnych

Nadzór ogólny nad stosowaniem instrukcji kancelaryjnej jest uprawnieniem kierownika jednostki, zwykle realizowane przez odpowiednie normatywy wewnętrzne takie jak regulaminy organizacyjne, zarządzenia i procedury organizujące prace jednostki czy stosowane procedury wewnętrzne.  W instrukcji z 2011 roku pojawiła się nowa funkcja – koordynator czynności kancelaryjnych. Koordynator wyznaczany bezpośrednio przez kierownika podmiotu a więc potencjalnie mający dosyć wysoką pozycję w organizacji, ma niejako na bieżąco stanowić „narzędzie” nadzoru kierownika podmiotu. Continue Reading