0

Weryfikacja w EZD przez raporty. Cz. 1 – Jak przygotować dane?

We wcześniejszym wpisie i w wystąpieniu na X zjeździe IFAR zarysowałem sposoby wykorzystania raportów z EZD do weryfikacji postępowania z dokumentacją przez koordynatora czynności kancelaryjnych i archiwistę. To była bardziej teoria i pokazanie możliwości jakie niosą raporty. Przejdźmy do praktyki – postaram się pokazać krok po kroku jak możemy dokonać analizy danych z systemu EZD. Na początek jak przygotować dane do analizy. Continue Reading

0

Archiwa państwowe w statystykach (2015 rok) – cz. 1

Zaprezentowana w poprzedniej notce mapa zasięgu terytorialnego to ułamek możliwości wykorzystania QGIS-a.

Do kolejnych map wykorzystałem dwa źródła danych:

Pierwsza mapa przedstawia liczbę ludności mieszkającą w obszarze działalności poszczególnych archiwów państwowych. Pod nazwą archiwum populacja danego obszaru.

Continue Reading

0

Zasięg terytorialny archiwów państwowych wg. rozporządzenia z 2015 roku

W nowy roku 2017 postanowiłem nauczyć się czegoś nowego. W moje ręce wpadł QGIS. Wedle definicji w wikipedi: qgis to – „wieloplatformowe, wolne i otwarte oprogramowanie geoinformacyjne (GIS) i […] umożliwia m.in. gromadzenie, przetwarzanie (tworzenie, selekcję, identyfikowanie, edytowanie, przeglądanie, zarządzanie), wyświetlanie, analizowanie, interpretowanie i udostępnianie danych przestrzennych, w tym publikowanie kompozycji mapowych w Internecie.”  Wygląda strasznie zawile i skomplikowanie, ale jak się okazało nie taki diabeł straszny jak go malują. Continue Reading

2

Co ma piernik do wiatraka, czyli wykaz akt a ustrój państwa?

Zestawienie tytułowe w pierwszej chwili wydaje się adekwatne do  przytoczonego przysłowia. Ale czy rzeczywiście? Po zastanowieniu można przyjąć za rozsądną myśl, że ustrój panujący w danym kraju ma wpływ  na treść wykazów akt.  Wszak z cech dobrego wykazu akt wynika, że powinien być on aktualny i kompletny, tj. odzwierciedlać rzeczywistość prawno-administracyjną. Continue Reading

0

Wyjmowanie czy wypożyczanie dokumentów ze składów chronologicznych?

Zasada generalna wyrażona w instrukcji kancelaryjnej zakłada, że przesyłki w pełni odwzorowane przechowywane są w składzie chronologicznym i w wersji papierowej nie wędrują do pracownika załatwiającego sprawę. Całość informacji zawartej w przesyłce znajduje się w odwzorowaniu cyfrowym przekazanym w systemie EZD do pracownika. Można jednak znaleźć kilka sytuacji gdy pracownik nawet przy pełnym skanie musi  sięgnąć do oryginału papierowego a czasem nawet na stałe usunąć ze składu część przesyłki.

Continue Reading

0

Nadzór ogólny nad stosowaniem instrukcji kancelaryjnej a koordynator czynności kancelaryjnych

Nadzór ogólny nad stosowaniem instrukcji kancelaryjnej jest uprawnieniem kierownika jednostki, zwykle realizowane przez odpowiednie normatywy wewnętrzne takie jak regulaminy organizacyjne, zarządzenia i procedury organizujące prace jednostki czy stosowane procedury wewnętrzne.  W instrukcji z 2011 roku pojawiła się nowa funkcja – koordynator czynności kancelaryjnych. Koordynator wyznaczany bezpośrednio przez kierownika podmiotu a więc potencjalnie mający dosyć wysoką pozycję w organizacji, ma niejako na bieżąco stanowić „narzędzie” nadzoru kierownika podmiotu. Continue Reading

0

Składy chronologiczne – kto, kiedy, gdzie – podstawowe zagadnienia

Składy chronologiczne pojawiły się w instrukcji kancelaryjnej i archiwalnej jako recepta na papier w sytuacji gdy chcemy w urzędzie pracować elektronicznie. Zgodnie z definicją są to uporządkowane zbiory dokumentacji nieelektronicznej przechowywane w układzie wynikającym jedynie z kolejności wprowadzania do systemu EZD.

Continue Reading