0

Nadzór ogólny nad stosowaniem instrukcji kancelaryjnej a koordynator czynności kancelaryjnych

Nadzór ogólny nad stosowaniem instrukcji kancelaryjnej jest uprawnieniem kierownika jednostki, zwykle realizowane przez odpowiednie normatywy wewnętrzne takie jak regulaminy organizacyjne, zarządzenia i procedury organizujące prace jednostki czy stosowane procedury wewnętrzne.  W instrukcji z 2011 roku pojawiła się nowa funkcja – koordynator czynności kancelaryjnych. Koordynator wyznaczany bezpośrednio przez kierownika podmiotu a więc potencjalnie mający dosyć wysoką pozycję w organizacji, ma niejako na bieżąco stanowić „narzędzie” nadzoru kierownika podmiotu. Continue Reading

0

Składy chronologiczne – kto, kiedy, gdzie – podstawowe zagadnienia

Składy chronologiczne pojawiły się w instrukcji kancelaryjnej i archiwalnej jako recepta na papier w sytuacji gdy chcemy w urzędzie pracować elektronicznie. Zgodnie z definicją są to uporządkowane zbiory dokumentacji nieelektronicznej przechowywane w układzie wynikającym jedynie z kolejności wprowadzania do systemu EZD.

Continue Reading

0

Przyjmowanie pism wpływających elektronicznie przez e-puap [infografika]

elektVelekt

wpływ przez e-puap porównanie systemu papierowego i systemu EZD

Przed napisaniem notki zajrzałem na stronę platformy e-puap by sprawdzić ilość założonych profili zaufanych – ponad 430 tys., wymiana dokumentów przez tą platformę stale wzrasta, choć chyba bardziej jest to na razie wymiana dokumentów między jednostkami administracji a nie na linii obywatel-urząd. Jednak niezależnie od nadawcy coraz częściej pojawiają się w kancelarii urzędu wpływy tą drogą.

Przygotowałem kolejną infografikę obrazującą sposób postępowania z wpływem przez e-puap w przypadku systemu tradycyjnego i elektronicznego systemu zarządzania. Continue Reading

0

Porównanie obiegu dokumentu papierowego w systemie tradycyjnym a w systemie EZD [infografika]

papVSelekt

Grafika przedstawia uproszczony schemat „obiegu” dokumentu papierowego w systemie tradycyjnym czyli papierowym i w systemie Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją. Użyłem słowa obieg w cudzysłowiu, bo oczywiście ma ono sens jednie w systemie tradycyjnym, gdzie dokument rzeczywiście fizycznie „biega” pomiędzy komórkami i urzędnikami. W systemie EZD słowo to traci sens, bo żaden dokument fizycznie w systemie EZD zwykle nigdzie się nie przemieszcza a udostępniana jest do kolejnych stanowisk jedynie informacja w postaci metadanych jak i treści danego dokumentu.

Continue Reading