0

Składy chronologiczne – kto, kiedy, gdzie – podstawowe zagadnienia

Składy chronologiczne pojawiły się w instrukcji kancelaryjnej i archiwalnej jako recepta na papier w sytuacji gdy chcemy w urzędzie pracować elektronicznie. Zgodnie z definicją są to uporządkowane zbiory dokumentacji nieelektronicznej przechowywane w układzie wynikającym jedynie z kolejności wprowadzania do systemu EZD.

Continue Reading

0

Przyjmowanie pism wpływających elektronicznie przez e-puap [infografika]

elektVelekt

wpływ przez e-puap porównanie systemu papierowego i systemu EZD

Przed napisaniem notki zajrzałem na stronę platformy e-puap by sprawdzić ilość założonych profili zaufanych – ponad 430 tys., wymiana dokumentów przez tą platformę stale wzrasta, choć chyba bardziej jest to na razie wymiana dokumentów między jednostkami administracji a nie na linii obywatel-urząd. Jednak niezależnie od nadawcy coraz częściej pojawiają się w kancelarii urzędu wpływy tą drogą.

Przygotowałem kolejną infografikę obrazującą sposób postępowania z wpływem przez e-puap w przypadku systemu tradycyjnego i elektronicznego systemu zarządzania. Continue Reading

0

Zadania archiwisty a jego kompetencje zawodowe i oczekiwania. Cz .1 – archiwista jako naukowiec

Prace nad nowelizacją ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach stały się m.in. dla użytkowników forum ifar.pl powodem do dyskusji nad zawodem archiwisty (http://www.ifar.pl/index.php/topic,682.15.html). I to mimo, że ta nowelizacja w minimalnym tylko stopniu do kwestii pracowników archiwów się odnosi. Powracają w tej i innych dyskusjach kwestie statusu archiwistów, ich wynagrodzenia, sposobu kształcenia i zakresu kompetencji oraz roli czy właściwie zadań jakie chcą i powinni wykonywać. I tym właśnie kwestiom chciałbym się przyjrzeć, licząc że być może uda mi się rozprawić przynajmniej z niektórymi dylematami i nieporozumieniami. Continue Reading

0

Porównanie obiegu dokumentu papierowego w systemie tradycyjnym a w systemie EZD [infografika]

papVSelekt

Grafika przedstawia uproszczony schemat „obiegu” dokumentu papierowego w systemie tradycyjnym czyli papierowym i w systemie Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją. Użyłem słowa obieg w cudzysłowiu, bo oczywiście ma ono sens jednie w systemie tradycyjnym, gdzie dokument rzeczywiście fizycznie „biega” pomiędzy komórkami i urzędnikami. W systemie EZD słowo to traci sens, bo żaden dokument fizycznie w systemie EZD zwykle nigdzie się nie przemieszcza a udostępniana jest do kolejnych stanowisk jedynie informacja w postaci metadanych jak i treści danego dokumentu.

Continue Reading

0

D.Drzewiecka|EZD a dydaktyka – łatwe w teorii, trudne w praktyce… (recenzja artykułu)

W „Archiwiście Polskim” nr 3 (75)/2014 ukazał się tekst dr Doroty Drzewieckie z UP im. KEN w Krakowie „EZD a dydaktyka – łatwe w teorii, trudne w praktyce. Refleksje nad zagadnieniem współpracy jednostek komercyjnych i uniwersytetów”. O ile się nie mylę, jest to pierwszy w tym czasopiśmie tekst poświęcony w całości tematyce systemów EZD. Jest to sześć stron uwag dotyczących możliwości wykorzystywania takich systemów w kształceniu studentów oraz współpracy uniwersytetów z producentami takich programów. Continue Reading

0

Kompletność rocznika spraw

W warunkach systemu tradycyjnego dbanie o kompletność teczki urastała i wciąż urasta do rangi niemal pierwszorzędnej. Mam tu rzecz na myśli kompletność rocznika spraw w teczce, tj. ujętych na jednym spisie spraw. Rzadko w naturze występuje taka sytuacja, gdy wszystkie sprawy zarejestrowane w trakcie jednego roku, są również w tym samym roku zamykane. Przepisy są tu mocno ogólnikowe i trudno polegać wyłącznie na nich. Śledzenie treści dawnych instrukcji kancelaryjnych nie daje odpowiedzi jak sobie pierwotnie radzono gdy sprawy kończono później, czy wręcz – jakie było założenie metodyki archiwalnej jeśli chodzi o rejestrację spraw i ich kontynuowanie w latach następnych. Więcej jest tu wątpliwości niż pewników.

Continue Reading