0

Porównanie obiegu dokumentu papierowego w systemie tradycyjnym a w systemie EZD [infografika]

papVSelekt

Grafika przedstawia uproszczony schemat „obiegu” dokumentu papierowego w systemie tradycyjnym czyli papierowym i w systemie Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją. Użyłem słowa obieg w cudzysłowiu, bo oczywiście ma ono sens jednie w systemie tradycyjnym, gdzie dokument rzeczywiście fizycznie „biega” pomiędzy komórkami i urzędnikami. W systemie EZD słowo to traci sens, bo żaden dokument fizycznie w systemie EZD zwykle nigdzie się nie przemieszcza a udostępniana jest do kolejnych stanowisk jedynie informacja w postaci metadanych jak i treści danego dokumentu.

Porównując obie procedury warto w pierwszej kolejności zwrócić uwagę, iż system EZD nie zmienia samej podstawowej ścieżki przepływu dokumentu: klient – kancelaria – przełożony – urzędnik – przełożony – kancelaria – klient.

Po drugie dla systemu EZD w urzędzie nie jest istotna postać dokumentu, który wpływa do organizacji ani postać dokumentu, która z niej wychodzi. Postać papierowa jest bez problemu przekształcana do formy cyfrowej i na odwrót.

Po trzecie w urzędzie akta sprawy powstające w trakcie rozpatrywania pojawiają się w postaci elektronicznej i takiej też postaci w większości przypadków są gromadzone i przechowywane.

 

Paweł

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

Witryna wykorzystuje Akismet, aby ograniczyć spam. Dowiedz się więcej jak przetwarzane są dane komentarzy.