0

Przyjmowanie pism wpływających elektronicznie przez e-puap [infografika]

elektVelekt

wpływ przez e-puap porównanie systemu papierowego i systemu EZD

Przed napisaniem notki zajrzałem na stronę platformy e-puap by sprawdzić ilość założonych profili zaufanych – ponad 430 tys., wymiana dokumentów przez tą platformę stale wzrasta, choć chyba bardziej jest to na razie wymiana dokumentów między jednostkami administracji a nie na linii obywatel-urząd. Jednak niezależnie od nadawcy coraz częściej pojawiają się w kancelarii urzędu wpływy tą drogą.

Przygotowałem kolejną infografikę obrazującą sposób postępowania z wpływem przez e-puap w przypadku systemu tradycyjnego i elektronicznego systemu zarządzania.

Po pierwsze zwraca uwagę, że przy pracy z systemem EZD urzędnik nie traci czasu na przekształcanie wpływu z postaci elektronicznej na papierową. Od samego początku do końca życia dokumentu posługujemy się jego postacią oryginalną, elektroniczną. W przypadku systemu tradycyjnego dokument musimy drukować co najmniej dwukrotnie, raz na wejściu, gdy przyjmujemy przesyłkę, musimy przy tym pamiętać o uwierzytelnieniu wydruku a drugi raz wysyłając odpowiedź elektroniczna – drukujemy jeden egzemplarz do naszych akt papierowych. Oszczędzamy również na rejestracji dokumentu wpływającego przez e-puap, ponieważ wykorzystujemy metadane, załączone do przesyłki. Możemy również tak konfigurować wpływ z e-puapu, aby określone, specjalistyczne pisma wpływały bezpośrednio do określonej osoby lub komórki organizacyjnej w EZD, co likwiduje konieczność rozdziału wpływów przez kancelarię.

Decydent podpisujący pismo przy sprawach elektronicznych wysyłanych tym kanałem nie musi podpisywać dokumentów dwukrotnie, raz w wersji elektronicznej a następnie papierowej.

Wysyłanie korespondencji przez e-puap przy właściwej integracji z systemem EZD polega de facto na wskazaniu odbiorcy a resztę załatwia za nas system. System poinformuje też nas czy adresat otrzymał nasz dokument. Taki stopień automatyzacji może uprościć wysyłkę, nic nie stoi bowiem na przeszkodzie by pracownik merytoryczny wykonał te czynności. Przyspieszy to wysłanie przesyłki, pozwoli na bezpośredni nadzór prowadzącego sprawę nad tą czynnością i odciąży kancelarie od tej technicznej czynności.

 

Paweł

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.