1

Raporty w systemie EZD jako narzędzia weryfikacji koordynatora czynności kancelaryjnych i archiwisty

Tekst mojego wystąpienia na X zjedzie IFAR dostępny na youtube https://www.youtube.com/watch?v=5zbAipDan_E (od minuty 12:15).

Na początek małe porównanie archiwizacji w systemie tradycyjnym (papierowym) i w systemie EZD.

Upraszczając, przy papierze archiwista ma zwykle do czynienia z kilkudziesięcioma spisami, zwierającymi po kilkadziesiąt pozycji. Spisy obszerniejsze liczące kilkaset pozycji to zwykle spisy dokumentacji jednorodnej np. akta osobowe. Współpracuje przy przekazywaniu z kilkunastoma pracownikami komórek organizacyjnych, które zbiorczo przekazują dokumentację do archiwum. Kolokwialnie mówiąc ewidencja jest do opanowania przez tradycyjnego archiwistę.

W systemie EZD akta elektroniczne „przekazuje” kilkuset a czasem tysiące pracowników jednostki. Tysiące spraw do przekazania z setkami tysięcy dokumentów. W tej sytuacji „przejmowanie” do archiwum wymyka się percepcji archiwisty, stosującego tradycyjne metody pracy.

Przyjrzyjmy się chwilę w jaki sposób pracownik merytoryczny archiwizuje dokumentację . Jakie czynności wykonuje.

Archiwizując papierowo w trakcie prowadzenia postępowania, sprawy kompletuje akta, wykonuje czynności merytoryczne związane z analizą dokumentów, przygotowaniem projektów pism, decyzji, ich akceptacją wreszcie podpisywaniem i ekspedycją do klienta. Czynności ściśle związane z archiwizacją wykonuje urzędnik już po zakończeniu sprawy: nadaje odpowiedni układ dokumentom w sprawie, układa sprawy wg. kolejności wynikającej ze spisu spraw, opisuje teczkę aktową, sporządza spis zdawczo-odbiorczy a w niektórych przypadkach również paginuje akta. Błędy w archiwizacji stosunkowo łatwo można skorygować po uwagach archiwisty a tuż przed przejęciem akt przez archiwum zakładowe.

Odmiennie przedstawia się to w systemie EZD. Prowadzący sprawę tak jak w systemie tradycyjnym kompletuje akta (dokumenty elektroniczne, maile, skany pism papierowych) przygotowuje projekty pism, akceptuje, podpisuje. Jednak dodatkowo na tym etapie opisuje metadanymi sprawę i dokumenty w niej zawarte. Dobrze jak system EZD „pilnuje” by pracownik to robił!

Jeżeli w trakcie prowadzenia sprawy urzędnik poprawnie wykonuje wymienione wyżej czynności i działania sama archiwizacja może ograniczyć się do wskazania spraw w stosunku do których dokonane zostanie przekazanie uprawnień do archiwizowanej sprawy. Można również wyobrazić sobie sytuację, że ten akt „przekazania” dzieje się mniej lub bardziej automatycznie, nawet bez udziału pracownika merytorycznego.

Tak więc w systemie EZD czynności archiwizacyjne dzieją się niejako przy okazji i w trakcie prowadzenia postępowania przez urzędnika. Co za tym idzie korekta błędów przy przekazywaniu do archiwum jest bardziej problematyczna. Odległość czasowa od momentu popełnienia błędu i potencjalna skala błędów powoduje, że ich naprawa może być bardzo czasochłonna i pracochłonna.

Jak temu zaradzić? Otóż moim zdaniem powinniśmy najpierw uświadomić sobie, że archiwizacja „dzieje się” już w trakcie powstawania dokumentacji a archiwista już wtedy powinien „towarzyszyć” urzędnikowi. Jak archiwum powinno uczestniczyć w tym procesie? Szkoląc, doradzając pracownikowi a wreszcie weryfikując prawidłowość działania w EZD z punktu widzenia przepisów kancelaryjnych, procedur wewnętrznych i zasad archiwalnych. Rola koordynatora czynności kancelaryjnych jest tu niebagatelna i chyba sam fakt pojawienia się tej funkcji świadczy o dostrzeżeniu konieczności wyjścia archiwisty z magazynów archiwalnych, wyjścia do urzędnik, inicjowania pewnych działań a nie czekania aż akta trafią do magazynów archiwalnych.

W jakich obszarach porusza się koordynator i archiwista. Wg. mnie trzy główne to:

– klasyfikacja dokumentacji – czyli weryfikacja czy poprawnie zastosowano wykaz akt i czy założono sprawę w odpowiedniej klasie rzeczowej, czy sprawy nie pączkują w komórkach nie merytorycznych,

– metadane spraw i dokumentów – teoretycznie najprostsza rzecz do sprawdzenia, mamy obiekt i meta dane, przykładamy obiekt do wzorca i… tylko, że na razie czekamy na katalog dobrych praktyk (wzorzec), ale myślę, że jak już nawet powstanie katalog to i tak długo się będziemy na te tematy ścierali,

– kompletność akt – zdecydowanie najtrudniejszy obszar do weryfikacji, jednak nie zawsze! Są oczywiście aspekty proste do weryfikacji, np. czy w składach chronologicznych są przechowywane dokumenty do spraw elektronicznych. Jeżeli ze sprawy była wysyłana korespondencja a brak tego dokumentu, albo mamy odpowiedź na przesyłkę wpływającą a pisma inicjującego brak?. Jednak generalnie dla archiwisty ustalenie czy akta są kompletne graniczy z niemożliwością w odniesieniu do całości urzędu. Myślę, ze problem ten będzie w  dużej mierze rozwiązany czy ograniczony kiedy zaimplementowana zostanie procesowość i to systemy będą pilnowały kompletności akt sprawy.

Jak sobie poradzić z obszernością materii – tysiącami spraw i dokumentów.

Raporty weryfikacja hurtowa vel masowa w EZD, może pozwolić ogarnąć i uchwycić te problemy o tej skali. Raport czyli zmienna w czasie informacja o dokumentach lub dokonanych czynnościach w systemie EZD. Należy rozróżnić dwa rodzaje raportów. Pierwszy to te które ukazują błędy bezpośrednio np. niepoprawne metadane dokumentów. Drugi rodzaj to te raporty które pozwalają typować sprawy, dokumenty do „ręcznej” lub inaczej pojedynczej weryfikacji przez koordynatora czynności kancelaryjnych lub archiwisty.

Zalety takiej weryfikacji:

– dotyczy wielu pracowników – sprawdzamy nie kilku, kilkunastu pracowników a np. wszystkich w danej komórce organizacyjnej albo nawet wszystkich w instytucji, poczynając od pracowników wykonujących proste czynności kancelaryjne aż po kierownictwo najwyższego szczebla,

  • sprawdzamy dużą ilość danych, np. wszystkie metadane przesyłek wpływających w danym roku, nie musimy pobierać próbki ale weryfikujemy cały zbiór, całą „populację”,
  • – jeżeli realizujemy opracowany raport, wiemy jak i co weryfikujemy możemy go powtarzać co roku, to biorąc pod uwagę skalę weryfikacji – można uznać, że metoda ta jest szybka.

Weryfikację przez raporty planujemy w formie cyklicznej. Sporządzamy raport a o znalezionych błędach informujemy konkretnego pracownika. Ta informacja ma dwa cele poprawić błędy i zapobiec nieprawidłowościom w przyszłości. Czasem nie ma możliwości poprawy błędów już zaistniałych np. w klasyfikacji spraw, jednak istotnym efektem informacji dla pracownika jest w takim przypadku wskazanie jakie działanie jest poprawne. Raporty zwykle pozwalają nam automatycznie i szybko porównać czy błąd znaleziony uprzednio został poprawiony. Cykliczne sprawdzanie tego samego obszaru pozwala na osiągnięcie zauważalnych efektów.

Co jest potrzebne do przeprowadzenia weryfikacji? Oczywiście dane  z systemu w formacie umożliwiającym ich przetwarzanie czyli najlepiej xls lub csv oraz znajomość programu w którym będziemy przetwarzali i analizowali dane. Ja korzystam z programu MS Excell wersja co najmniej z 2007 roku, co pozwala na uniknięcie pewnych ograniczeń w ilości danych przetwarzanych w pojedynczym arkuszu. Jakie umiejętności są niezbędne? Według mnie, wystarczą takie na poziomie średnim a więc w grę wchodzi wiedza związana z importem danych, ich formatowaniem, sortowaniem, filtrowaniem, tworzeniem tabel przestawnych i na koniec znajomość kilku formuł i wzorów np. obliczanie długości tekstu, porównywanie dwóch tekstów, wyszukiwanie danych w innej tabeli.

Kilka przykładów weryfikacji. Na początek parę słów o chyba najprostszym i łatwym do wykonania. Weryfikacja tytułów spraw.

Tytuł sprawy pełni istotną rolę w EZD. Sprawa jest podstawowym zbiorem dokumentów w EZD, jest przekazywana do archiwum zakładowego, dlatego tytuł sprawy ma dużą wartość informacyjną dla urzędnika czy archiwisty.

Co powinny zawierać dane do weryfikacji. Myślę, że co najmniej znak sprawy, tytuł i dane urzędnika prowadzącego sprawę. Ta ostatnia informacja po to byśmy wiedzieli komu przekazać wiadomość o ewentualnych błędach.

Po przygotowaniu danych możemy używając filtra wyszukiwać tytuły nadawane automatycznie przez nasz system EZD np. „nowa sprawa”, „skan dokumentu” itp., które co oczywiste nie mogą być poprawnym tytułem sprawy.

Innym kryterium weryfikacji może być długość tytułu. Krótki tytuł może wskazywać na niepoprawność metadanych. Dodajemy w arkuszu kolumnę w której umieszczamy formułę obliczającą ile znaków zawiera dany tekst. Następnie filtrujemy wyniki formuły np. wg. kryterium – tytuły liczące mniej niż np. 15 znaków.

Możemy również poszukiwać tytułów powtarzających się. Tworzymy tabelę przestawną w której program wyliczy nam ile w zbiorze jest takich samych tytułów a więc potencjalnych błędów jeżeli używane są w tych samych „teczkach”. Jeżeli w tej samej komórce organizacyjnej, dla spraw o tym samym symbolu klasyfikacyjnym używane są identyczne tytuły ich wartość informacyjna może być nikła i nie pozwalać na odróżnienie jednej sprawy od drugiej.

Podobne narzędzia i kryteria możemy zastosować przy badaniu tytułów dokumentów. Podobne ale nie tożsame, bo o ile zastosowanie ma kryterium lakoniczności czy automatycznego tytułu, to zastosowanie zasady podobieństwa tytułu nie jest realne. Przy dziesiątkach czy setkach tysięcy dokumentów i jednocześnie stosując się do zasady zwięzłości trudno mi sobie wyobrazić by ich tytuły się nie powtarzały. Myślę, ze nawet nie jest to konieczne. Wyszukiwanie dokumentów po samym tytule raczej nie jest zbyt często stosowane, najczęściej dzieje się to w kontekście inny metadanych.

Możemy porównywać metadane między sobą. Czy jeżeli mamy plik w formacie np. .avi to czy w metadanych odnoszących się do typu dokumentów mamy wskazaną wartość „moving image” (obraz ruchomy). Możemy analizować jakie typy wskazywane są dla plików z excella?

Jeżeli mamy sprawy klasyfikowane jako skargi to czy są tam dokumenty oznaczone w metadanych jako skarga lub tez mające w tytule dokumentu słowo skarga.

Weryfikowanie przez archiwistę kompletności akt jest problematyczne. Trudno by jeden człowiek wiedział co powinno się znajdować się w aktach wszystkich spraw realizowanych w danej instytucji. Generalnie odpowiedzialność spoczywa tu na pracownikach merytorycznych i ich przełożonych, którzy podpisując czy akceptując pisma powinni niejako przy okazji weryfikować kompletność sprawy. W systemach EZD w których preferuje się w mechanizmach „przekazywanie” do podpisu pojedynczych dokumentów a nie całych akt sprawy, problem kompletności akt może okazać się poważny. Co jednak może zrobić koordynator czy archiwista. Można sprawdzać oczywiste przypadki takie jak:

– mamy wysyłana korespondencję na zewnątrz instytucji a nie mamy dokumentu wysyłanego,

– dokument w aktach nie jest podpisany elektronicznie,

– mamy przesyłkę papierową wpływającą, mamy ją w aktach elektronicznych ale brak jej w składzie chronologicznym,

– i odwrotnie mamy przesyłkę papierową wpływającą w składzie chronologicznym a nie mamy jej przyporządkowanej do żadnej sprawy elektronicznej albo mamy ją powiązaną ze sprawą papierową.  Powyżej katalog możliwych przypadków.

Weryfikacja klasyfikacji dokumentów. Ten rodzaj działania może być przydatny nie tylko dla weryfikacji bieżących koordynatora , ale również w przyszłości dla archiwistów państwowych przy prowadzeniu ekspertyz archiwalnych. Możemy zbadać szybko gdzie klasyfikowane są dokumenty oznaczone jako sprawozdania, analizy itp. lub tak zatytułowane. Efekt możemy wykorzystać przy szkoleniach pracowników lub przy przekwalifikowaniu akt do materiałów archiwalnych w trakcie ekspertyzy.

Wykorzystując same znaki spraw zakładanych w danym roku w naszej jednostce szybko możemy opracować dane i przygotować je od strony wizualnej tak by łatwo sprawdzić jak przestrzegana jest zasada, ze tylko w komórkach merytorycznych zakładane są sprawy a komórki współpracujące nie dublują ich. Tabela przestawna pozwala na pierwszy rzut oka odkryć, że klasę 1331 dot. udostępniania informacji publicznej wykorzystuje szereg komórek organizacyjnych a klasy dot. archiwum zakładowego (od 1530 do 1534) tylko jedna. W wierszach mamy symbole klasyfikacyjne, w kolumnach akronimy komórek a na ich przecięciu ilość spraw z danej kategorii rzeczowej zarejestrowanej w określonej komórce. Porównując tabele z regulaminem organizacyjnym możemy zweryfikować czy to postępowanie prawidłowe czy nie. W przypadku 1331 można założyć że to prawidłowe działanie, jednak w przypadku klas 254 „Ochrona mienia własnej jednostki”, 2600, 2601 (dot. zaopatrzenia jednostki) czy 2602 (zamawianie pieczęci) raczej możemy przypuszczać, że to nieprawidłowe działanie.

Dane możemy przedstawiać w różnej formie graficznej. Powyżej prezentuję graf gdzie klasy położone w wachlarzowatych grupach oznaczają te symbole które używane są tylko przez jedna komórkę organizacyjną a symbole położone bliżej środka i górnej części rysunku są używane przez wiele z nich.

Skoro weryfikujemy dane w jednym urzędzie dlaczego nie zweryfikować tych danych porównując dane z wielu instytucji podobnego szczebla administracji.

Proste porównanie ilości spraw wg. rodzajów kategorii archiwalnej pozwala zadać pytanie dlaczego w dwóch jednostkach spraw kat. A jest ok. 50% a w dwóch innych ok. 20%. Oczywiście nie możemy wskazać na podstawie samej tabeli które jednostki ewentualnie popełniają jakieś błędy, ale pozwala nam to na formułowanie pytań i dalsze poszukiwanie, analizowanie danych już w konkretnej instytucji.

Tu jak poprzednio inaczej graficznie przedstawione dane o wykorzystaniu jednolitego rzeczowego wykazu akt w tych 4 jednostkach. Przy symbolach wypisanych na okręgu liniami niebieskimi zaznaczono ich wykorzystanie w jednej lub wszystkich 4 instytucjach. Szary kolor oznacza, że symbole nie są wykorzystywane.

Graf, gdzie symbole blisko  czerwonych punktów oznaczających 4 urzędy, to te najczęściej wykorzystywane a te na najbardziej skrajnych, oddalonych pozycjach to najrzadziej wykorzystywane.

Wszystkie te analizy nie są związane z żadnym z konkretnych systemów EZD, bo można je wykonać niezależnie jaki system jest używany w jednostce. Wg. mnie każdy system EZD powinien pozwalać na wygenerowanie tych danych i to do formatu, który można wykorzystać do dalszego przetwarzania komputerowego.

Plik prezentacji do pobrania: Raporty w systemie EZD

Zapisz

Zapisz

Zapisz

Zapisz

Paweł

One Comment

  1. Czy jakieś rodzaje dokumentów Twoim zdanie można wyłączyć z rejestracji w Rejestrze korespondencji przychodzącej ? Czy rozporządzenie ws. instrukcji tego nie przewiduje? Przykład L4 przesłane pocztą , przyniesione do punktu kancelaryjnego, oferta na zamówienie publiczne, cv na ogłoszane konkursy o pracę

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

Witryna wykorzystuje Akismet, aby ograniczyć spam. Dowiedz się więcej jak przetwarzane są dane komentarzy.