0

Rejestracja przesyłek w składach chronologicznych

W niniejszym wpisie chciałbym zastanowić się jak powinno wyglądać przekazywanie dokumentów do składów chronologicznych, kiedy powinno nastąpić i  jakie rozwiązania najlepiej zastosować. Sprawna lub nie obsługa składów chronologicznych ma istotny wpływ na działanie całego systemu EZD.

Instrukcja kancelaryjna jasno wskazuje, że po rejestracji i  zeskanowaniu dokumentu wpływającego –  dokumenty w pełni zeskanowane przekazujemy do składu chronologicznego. Natomiast  przesyłki tylko częściowo zeskanowane nie trafiają na tym początkowym etapie do składu lecz do pracownika. Dopiero po rozpatrzeniu sprawy dokumenty papierowe odpowiadające przesyłkom nie w pełni odwzorowanym cyfrowo  powinny się znaleźć w składzie. Sytuacja podobna jest z nośnikami informatycznych danych.

Tyle mówi instrukcja, reszta więc zależy od rozwiązań technicznych konkretnego systemu EZD i rozwiązań proceduralnych przyjętych w jednostce.

Warto najpierw zauważyć, że instrukcja przy opisie zasad przekazywania dokumentów do składu nie używa terminu „rejestracja”.  Nie musimy niczego dodatkowo wpisywać do jakiś „rejestrów składu” a więc dodawać do dokumentu nowego oznaczenia czy numeru. Takiego wymogu w przepisach kancelaryjnych nie ma więc szczegóły techniczne pozostawiono producentom oprogramowania. Pytanie jakie rozwiązanie jest lepsze? Przekazanie do składu bez dodatkowych czynności rejestracyjnych i numeru, czy może po wykonaniu tych dodatkowych działań. Bardziej to kwestia techniczna, choć warto zauważyć, że w pierwszym przypadku pracownik kancelarii unika dodatkowej pracy. Ważniejsza jest odpowiedź na pytanie czy nasz system EZD „pilnuje” by odpowiednie dokumenty wpływające były przekazywane do składu. Odpowiednie tzn. takie które są do spraw prowadzonych elektronicznie. Problem jak i kiedy tę informację wprowadzić do systemu. Możemy nauczyć pracownika kancelarii by na wejściu rozpoznawał dokumenty, które są do spraw elektronicznych i je zatrzymywał w składzie. Powodzenie tej metody będzie uzależnione od wielkości jednostki i doświadczenia pracowników kancelarii. Ostateczną pewną informację otrzymamy gdy pracownik merytoryczny wskaże w EZD do jakiej sprawy czy symbolu klasyfikacyjnego a co za tym idzie do jakiego trybu elektronicznego czy papierowego zaklasyfikował dokument. System EZD powinien monitorować tą sytuację i automatycznie wskazać w ewidencji składu chronologicznego dokument przydzielony do sprawy prowadzonej w postaci papierowej, albo odwrotnie wymusić na pracowniku merytorycznym odniesienie do składu dokumentu, który na wejściu nie został w kancelarii rozpoznany jako dokument przynależny do sprawy elektronicznej. Mechanizm ten jest niezbędny by zapewnić kompletność akt sprawy odpowiednio dla sposobu ich prowadzenia. Jednak musi być on na tyle elastyczny, aby zapewnić obsługę wyjątków, np. dokumenty przynależne do sprawy elektronicznej jednak ostatecznie przechowywane w teczce papierowej, np. teczce zbiorczej takiej jak akta osobowe, czy w odrębnym zbiorze dokumentów np. zbiorze umów cywilno-prawnych podpisywanych odręcznie.

Instrukcja kancelaryjna nakazuje przekazywanie do składu dokumentów już bezpośrednio po rejestracji w kancelarii. Jednak jeżeli dopiero wdrażamy system EZD jako system wspomagający może lepszym rozwiązaniem będzie przekazywanie wszystkich wpływów do pracowników merytorycznych, którzy po zaklasyfikowaniu dokumentu będą oddawali dokumenty do składu. W przypadkach gdy działalność urzędu odbywa się w znacznym rozproszeniu terytorialnym a nie chcemy tworzyć wielu małych składów dokumenty będą do składów zlokalizowanych w centrali trafiały z opóźnieniem. Jeżeli system pozwala na monitoring przesyłek w jednostce czas oddania dokumentu do składu będzie miał drugorzędne znaczenie, ważne by ostatecznie tam się znalazł jeśli dotyczy sprawy elektronicznej.

Z jednego powodu wybór sposobu postępowania z dokumentem i czasu jego umieszczenia w składach ma znaczenie. Kiedy wdrożymy w  jednostce dekretację elektroniczną bez zatrzymania przekazywania papieru do kierownictwa urzędu możemy mieć sytuację, że przełożeni będą dekretować podwójnie i w elektronice, i na papierze lub niejednolicie raz w system a innym razem tradycyjnie. Oczywiste rozbieżności w podwójnej dekretacji przyczynią się do bałaganu. Dodajemy również argument dla przeciwników elektronicznego zarządzania dokumentacją, że system zamiast zmniejszyć ilość pracy spowodował jej zwiększenie.

Paweł

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

Witryna wykorzystuje Akismet, aby ograniczyć spam. Dowiedz się więcej jak przetwarzane są dane komentarzy.