0

Reorganizacja w urzędzie a archiwizacja

Na internetowym forum archiwalnym w temacie dotyczącym reorganizacji w jednostce a archiwizacji http://www.ifar.pl/index.php/topic,1947.0.html pojawiły się nowe wpisy, które zainspirowały mnie do przyjrzenia się jak spraw ta wygląda w systemie EZD.

Instrukcje kancelaryjne nakazują w przypadku reorganizacji w podmiocie, aby dokumentację spraw zakończonych przekazywać „niezwłocznie” do archiwum zakładowego. Niezwłocznie można w zasadzie interpretować by działo się to w terminie uzgodnionym z archiwistą podczas najbliższego przejmowania akt do archiwum. Jednak jeżeli nawet archiwizacja taka nie nastąpi „niezwłocznie” a poślizg nie jest wieloletni, zwykle nie ma to istotnego wpływu dla stanu akt. Trochę inaczej rzecz może się przedstawiać w systemie EZD. Przy dokumentacji papierowej jej postać fizyczna powoduje, że zawsze ktoś „ma akta”. Poza sytuacjami, że pracownik odłoży je w trudno dostępne miejsce w szafie i zapomni lub co gorsza zagubi podczas przeprowadzki, to akta zostaną prędzej czy później zarchiwizowane. I nawet gdy przekazującym do archiwum będzie pracownik, który ich nie prowadził to ich opracowanie przed przekazaniem będzie stosunkowo proste.

W przypadku spraw elektronicznych w systemie EZD kwestia archiwizacji przy reorganizacji wydaje się jeszcze prostsza. Dokumenty elektroniczne, odwzorowania cyfrowe pięknie opisane met danymi i powiązane są z odpowiednią sprawą, dokumenty papierowe oddane do składów chronologicznych. Sytuacja idealna – po reorganizacji włączamy w systemie EZD skrypt automatycznie archiwizujący nam sprawy zakończone w reorganizowanej komórce. Jednak obawiam się, że sytuacje wzorcowe występują zwykle tylko w teorii a nie w praktyce. W rzeczywistości urzędniczej okaże się, że zapomniano o dołączeniu ważnego dokumentu elektronicznego, nie opisano poprawnie akt meta danymi, tytuł sprawy nic a nic nie mówi o jej tematyce i nijak się nie nadaje do wyszukiwania w systemie informatycznym. A poza tym w biurku mamy jeszcze sporo dokumentów papierowych, które bynajmniej nie tam powinny się znajdować. Zapewne z upływem lat i nabierania przez urzędników doświadczenia z pracą w systemie EZD tego typu sytuacje będą zdarzały się coraz rzadziej, jednak na razie przyjąłbym założenie, że człowiek jest omylny i dobrze przed przejęciem akt elektronicznych przynajmniej niektóre z nich sprawdzić.

Pierwszy problem jaki widzę, to z uwagi na brak fizycznej postaci akt, dokumenty w systemie EZD mogą pozostać nie zauważone przez współpracowników. Oczywiście system EZD powinien pozwolić wyszukać takie akta archiwiście, jednak z uwagi na ich potencjalną ilość i opóźnienia w zidentyfikowaniu takich „bezpańskich” akt może być problem, jeżeli dana osoba już nie pracuje w urzędzie lub zajmuje się już zupełnie innymi zadaniami w innej komórce. Z przymuszeniem jakiegoś pracownika do zajęcia się sprawami prowadzonymi przez inna osobę może być ciężko.

Po drugie nawet jak znajdziemy „ochotnika” to może on mieć istotny problem zarówno ze skompletowaniem dokumentów i nadawaniem metadanych do spraw których on nie prowadził.

Zdecydowanie w systemie EZD zalecałbym przy reorganizacji archiwizację niezwłoczną spraw zakończonych, może to nam oszczędzić w przyszłości sytuacji gdy w systemie znajdują się sprawy i dokumenty „bezpańskie” a metadane musimy nadawać sami.

 

Paweł

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

Witryna wykorzystuje Akismet, aby ograniczyć spam. Dowiedz się więcej jak przetwarzane są dane komentarzy.