0

Składy chronologiczne – kto, kiedy, gdzie – podstawowe zagadnienia

Składy chronologiczne pojawiły się w instrukcji kancelaryjnej i archiwalnej jako recepta na papier w sytuacji gdy chcemy w urzędzie pracować elektronicznie. Zgodnie z definicją są to uporządkowane zbiory dokumentacji nieelektronicznej przechowywane w układzie wynikającym jedynie z kolejności wprowadzania do systemu EZD.

Instrukcja kancelaryjna mówi w zasadzie o trzech rodzajach składów:

– składzie chronologicznym przesyłek wpływających w pełni odwzorowanych (§ 21 ust. 4 instrukcji kancelaryjnej – dalej: IK)

– składzie chronologicznym przesyłek wpływających dla których nie wykonano pełnego odwzorowania (§ 21 ust. 7 IK),

– składzie chronologicznym przesyłek wychodzących (§ 34 ust.6 IK).

Dwa pierwsze zbiory dokumentów pojawiają się w jednostce najwcześniej. Kiedy wdrażamy system EZD i wskazujemy choćby pilotażowo jakąś klasę do prowadzenia spraw elektronicznych powinniśmy wtedy utworzyć oba składy chronologiczne. Początkowo ilość dokumentów będzie niewielka, jednak wraz ze wskazywaniem kolejnych klas wykazu do prowadzenia elektronicznych spraw zbiór ten będzie szybko powiększał się.

Poza dwoma pierwszymi typami składów trzeci typ okazał się zupełnie zbędny. Skład chronologiczny pism wychodzących zakładał drukowanie drugiego egzemplarza papierowego pisma wysyłanego do klienta urzędu ze sprawy elektronicznej. Myślę, że po latach wydaje się to przesadą i zbędną czynnością. O ile przepisy nie nakładają wprost konieczności posiadania w jednostce wersji papierowej lub zachowanie jednej wersji papierowej nie jest korzystne prawnie dla organizacji. W zasadzie teraz przychodzi mi na myśl tylko jedna taka sytuacja – umowa z klientem zewnętrznym podpisywana podpisem odręcznym. Czasami spotykam się z pytaniami, a co gdy szef dopisze na piśmie papierowym formułki grzecznościowe np. „Szanowny, Czcigodny, z wyrazami szacunku” itp. Czy nie powinniśmy zachowywać kopii papierowej, żebyśmy wiedzieli jak wyglądało pismo które wysłaliśmy? Treść merytoryczna się nie zmieniła i nie umiem wskazać powodu do czego przyda się komuś wiedza jak dokładnie pismo wyglądało. Tak więc nawet zeskanowanie takiego pisma i dodanie do akt sprawy jego odwzorowania cyfrowego jest zupełnie zbędne a  tym bardziej zachowywanie wersji papierowej.

Jednak w składach zaczęły się pojawiać dokumenty papierowe nie tylko te wpływające. W urzędach powstają dokumenty tradycyjne również w trakcie prowadzenia spraw elektronicznych, np. lista obecności na szkoleniu, protokół z narady  lub rozprawy administracyjnej na której podpisali się również jej uczestnicy nie dysponujący podpisem elektronicznym. I  te akta należy jak najbardziej przechowywać w postaci oryginalnej tj. papierowej.  O ile dotyczy to sprawy elektronicznej to inne miejsce dla nich niż skład chronologiczny to powinien być wyjątek.  Stąd czwarty typ składu, jako zbioru na dokumenty wewnętrzne. Definicja dosyć ogólna i pojemna, dlatego czasami skład ten może przypominać zbiór dziwnych przypadków dokumentujących pomyłki i błędy pracowników. Spośród wszystkich typów jest on zwykle najmniejszy.

Instrukcja dopuszcza prowadzenie wielu składów a ich ilość może być uzasadniona strukturą organizacyjną jednostki lub lokalizacją komórek organizacyjnych. Jednostka rozproszona terytorialnie, posiadająca swe oddziały w innych miejscowościach to dobra przesłanka by prowadzić składy chronologiczne w każdej z miejscowości. Ułatwia i przyspiesza to oddawanie pism wpływających do składu. Jednak w sytuacji, gdy pism wpływających do oddziałów zamiejscowych jest niewiele to  lepszym rozwiązaniem może być utworzenie składów centralnych. Po rejestracji przesyłek wpływających sprawą drugorzędną jest już czy dokument zostanie złożony do zbioru w tym samym dniu czy np. po tygodniu lub miesiącu gdy z odległej miejscowości przywieziemy dokumenty. Jednak w takim przypadku system ezd powinien posiadać narzędzia do nadzorowania całego procesu, byśmy mogli w każdej chwili stwierdzić, jakie dokumenty powinny trafić do składu i gdzie aktualnie się znajdują.

Jeżeli prowadzimy kilka skaldów chronologicznych powinniśmy ściśle stosować zasadę, że miejsce wpływu pisma jest jednocześnie miejscem jego przechowywania w składzie. Nawet jeżeli dokument jest wykorzystywany, wypożyczany przez pracownika z innego terytorialnie oddziału to powinien on po wykorzystaniu wrócić na swoje miejsce do składu z którego został wyjęty. Można rozważać czy nie lepiej wtedy przenieść dokumentu do  składu  w tej samej miejscowości, ale wg. mnie jest to sytuacja zwykle rzadka i przenoszenie dokumentu spowoduje więcej zamieszania niż rzeczywistych korzyści. Wszak lepiej dążyć przy wprowadzaniu systemu EZD do nakłonienia pracownika by  korzystał tylko ze skanu dokumentu a nie jego z postaci papierowej.

Na koniec kilka słów o tym która komórka powinna prowadzić składy chronologiczne.  Z przepisów można w zasadzie wyciągnąć tylko, że tą komórką nie powinno być archiwum jednostki i tyle. Może to co napisałem wydawać się trywialne, ale wolę to napisać. Spotkałem się z pomysłami, że skoro składy trafią i tak do archiwum to może od razu archiwista powinien się tym zająć. Na szczęście przepisy jasno określają zakres działania archiwów,  dodatkowo opisana w przepisach procedura przekazywania składów do archiwum, pośrednio może być źródłem argumentów w przekonaniu decydentów o nietrafności takiego pomysłu. Tak wiec kto powinien prowadzić składy.  Najprostszym rozwiązaniem jest by prowadzili je pracownicy punktów kancelaryjnych odpowiadający za przyjmowanie i wysyłkę korespondencji. Można oczywiście powierzać prowadzenie składów pracownikom innych komórek, sekretarkom itp., jednak efektem rozdzielenia zadań może być rozmycie odpowiedzialności a w efekcie problemy z funkcjonowaniem i kompletnością składów.

Paweł

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.