1

Skróty w tytułach spraw

Nowe zarządzenia Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dnia 30 stycznia br.  nr 7  w sprawie ewidencjonowania zasobu archiwalnego w archiwach państwowych oraz nr 8 w sprawie inwentaryzacji materiałów archiwalnych oraz sporządzania i zatwierdzania elektronicznych inwentarzy archiwalnych dla zespołów (zbiorów) w archiwach państwowych skłoniły mnie do refleksji związanej z występowaniem skrótów w metadanych dokumentacji w systemach EZD.

Zarządzenia te nie dotyczą jednostek innych niż archiwa państwowe jednak nie mam wątpliwości, że będą one miały wpływ na sytuację podmiotów będących pod nadzorem państwowych służb archiwalnych, choćby przez zalecenia dotyczące formułowania tytułowania spraw elektronicznych. Sprawy wskazane są w zarządzeniu nr 7 jako obiekty będące jednostkami archiwalnymi podlegającymi przekazaniu z systemu EZD.

W zarządzeniu nr 8 w sprawie inwentaryzacji materiałów archiwalnych oraz sporządzania i zatwierdzania elektronicznych inwentarzy archiwalnych dla zespołów (zbiorów) w archiwach państwowych powtórzono dotychczasową zasadę rozwijania skrótów poprzez umieszczenie pełnej wersji wyrażenia w nawiasie kwadratowym. Odwołanie się do dotychczasowej praktyki wynikającej z pracy z dokumentacją papierową generalnie nie dziwi, bo zwykle w pierwszym odruchu ludzi korzystają z doświadczeń i wiedzy wypracowanej wcześniej, jednak nie wiem czy akurat w tym przypadku jest to dobre. Z mojej obserwacji wynika, że wielu archiwistów wobec zagadnienia elektronicznego zarządzania dokumentacją przyjmuje, że w zasadzie nic się nie zmienia od strony kancelaryjnej a jedynie postać akt jest inna. Postrzegają konieczność zmiany sposobu postępowania w związku z innym nośnikiem i postacią elektroniczną ale nie odczuwają potrzeby zmiany czy nowych możliwości związanych z jej ewidencjonowaniem czy opracowywaniem. Może archiwiści jak generałowie przygotowują się do minionych wojen. Mam jednak wrażenie, że w przypadku EZD warto czasami spojrzeć nieszablonowo, wyjść poza dotychczasowe doświadczenie. Spróbuję tak spojrzeć na sprawę skrótów.

Urzędnicy używali, używają i będą wykorzystywali skróty tego nie zmienimy. W przypadku dokumentacji tradycyjnej archiwista opracowując akta może rozwiązać pojawiające się w ewidencji skróty. Przy dokumentacji elektronicznej ilość metadanych a co z co za tym idzie ilość potencjalnych skrótów radykalnie rośnie i tradycyjne metody ręcznego ich rozwiązywania zwyczajnie zawiodą. Nie wyobrażam sobie sytuacji, że archiwista zakładowy przed przekazaniem do archiwum państwowego materiałów archiwalnych z systemu ezd będzie zaglądał do akt i na tej podstawie rozwiązywał skróty w tytułach spraw. Rozwiązanie tego problemu widzę w trojaki sposób.

Można zapobiegać jego powstaniu już na etapie formułowania tytułu przez użytkownika. Należało by w tym celu wbudować do EZD funkcję odpowiedniej weryfikacji tytułów spraw. System może sprawdzać czy pracownik użył jakiegoś skrótu i jeśli tak to zasygnalizować to prowadzącemu sprawę oraz przez jakiś raport koordynatorowi czynności kancelaryjnych. Mechanizm ten można wzbogacić przez słownik skrótów pojawiających się w danej instytucji, na bieżąco aktualizowany i wykorzystywany do podpowiadania użytkownikom przez program właściwego rozwinięcia kwestionowanej frazy.

Powyższe rozwiązanie pozwoliło by uniknąć przynajmniej części skrótów, ale zapewne nie wszystkich. Tu widzę dwa rozwiązania. Tworzymy słownik skrótów i staramy się poprawnie je rozszyfrować a następnie przy użyciu odpowiedniego narzędzia propagujemy rozwiązanie skrótu w tytułach spraw w których występuje. Rozwiązanie mimo wszystko czasochłonne i obarczone możliwością popełnienia błędu w jednostkowych przypadkach  np.  jeżeli nie sprawdzimy we wszystkich aktach to może się okazać, że skrót UMK nie zawsze oznacza Urząd Miasta Krakowa a inny podmiot – Uniwersytet Mikołaja Kopernika w Toruniu. Dlatego dla mnie najlepszym wyjściem z tej sytuacji nie jest arbitralne rozwiązywanie skrótu przez archiwistę ale udostępnienie przyszłemu użytkownikowi narzędzia pozwalającego na samodzielną interpretację skrótu. W przypadku akt elektronicznych nie musimy się jak przy tradycyjnej ewidencji ograniczać przy wyszukiwaniu do opisu jednostki archiwalnej. Możemy korzystać z całej gamy metadanych a nawet danych zawartych w dokumentach. Dajmy więc możliwość przeszukiwania inteligentnego przez algorytmy a jak sądzę skróty nie będą problemem. Odpowiedni algorytm na podstawie wielu danych podpowie nam z określonym prawdopodobieństwem jak mamy rozumieć dany skrót. W ten sposób użytkownik bardziej świadomie i samodzielnie będzie mógł poszukiwać informacji i dokumentów.

Paweł

One Comment

  1. Hello, my name is Shyla!

    I`m an academic writer and I`m going to change your lifes onсe and for all
    Writing has been my passion since early years and now I cannot imagine my life without it.
    Most of my books were sold throughout Canada, USA, China and even Australia. Also I`m working with services that help people to save their time.
    People ask me „Sir, Shyla, I need your professional help” and I always accept the request, `cause I know, that only I can save their time!

    Professional Academic Writer – Shyla – Paperhaberdasher Team

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.