0

Systemy kancelaryjne w urzędach wg. badania wpływu cyfryzacji

W badaniach „Wpływ cyfryzacji na działanie urzędów administracji publicznej w Polsce”[1] jednym z obszarów zainteresowania ankietujących była kwestia korzystania z systemów EZD i stosowanego w urzędzie systemu kancelaryjnego. Raporty dostępne są dla lat 2012-2015.

Czytając je musimy pamiętać, że  są to badania przeprowadzane na próbie i nie uwzględniają wszystkich urzędów. Wpływ na wyniki miały takie czynniki jak wielkości badanej populacji i jej dobór (w 2012 – 1556 a w 2015 – 2091 urzędów) oraz sposób sformułowania pytań w ankiecie. W 2012 roku zadano pytanie: Jaki rodzaj obiegu dokumentacji  występuje w Państwa Urzędzie?  A odpowiedzieć można było:

  • wyłącznie papierowy
  • wyłącznie elektroniczny – Urząd korzysta z systemu elektronicznego zarządzania dokumentacją
  • mieszany (papierowy i elektroniczny)

Obieg wyłącznie elektroniczny nie występuje w żadnym z urzędów więc taka odpowiedź mogła być myląca dla ankietowanych, szczególnie w 2012 roku, gdy niewiele osób wiedziało co to jest Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją. W 2015 roku było już lepiej, bo odpowiedzi brzmiały następująco:

  • system tradycyjny – wyłącznie w postaci nieelektronicznej
  • system tradycyjny wspomagany z wykorzystaniem narzędzi teleinformatycznych
  • system EZD (elektronicznego zarządzania dokumentacją)

Porównałem dane z badań  z lat 2012 i 2015.

Na pytanie czy urząd w ogóle wykorzystuje system EZD odpowiedzi rozkładały się następująco w administracji rządowej:

 

i samorządowej:

 

W administracji rządowej w stosunku do 2012 roku nastąpiła zmiana o 11 punktów, w administracji samorządowej o 20 punktów procentowych. Korzystanie z EZD nie oznacza w tym przypadku, że jest to system podstawowy w danym urzędzie. Dopiero odpowiedzi na kolejne pytanie dają nam obraz jak wygląda sprawa systemu kancelaryjnego – Który z systemów wykonywania czynności kancelaryjnych jest podstawowym sposobem dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw dla Państwa urzędu? Odpowiedzi w 2015 roku rozkładają się następująco:

Mamy więc zasadniczą różnicę między administracją rządową a samorządową. Jaka może być tego przyczyna? Może jest to wynik założeń przyjętych przy wdrażaniu? W przypadku administracji rządowej wdrażany jest system EZD Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego co wiąże się nie tylko z zastosowaniem samego programu ale również de facto przyjęciem metodologii wdrożenia. A zawsze w przypadku EZD PUW ostatecznym celem wdrożenia jest prowadzenie spraw elektronicznych, przyjęcie systemu EZD jako systemu podstawowego. Często już w zarządzeniach wdrożeniowych kierownicy wskazują to jako cel wdrożenia i określają terminy. W przypadku wdrożenia programów komercyjnych firmom może raczej zależy na wdrożeniu ich programu, sprzedaży produktu a nie zmianie systemu kancelaryjnego u klienta.

Z jednostek samorządowych najmniej wykorzystywane są systemy EZD w gminach. W przypadku małych urzędów gmin ich kierownicy zapewne uważają, że tradycyjne metody pracy kancelaryjnej wydają się wystarczające przy niewielkiej ilości korespondencji czy sposobie załatwiania spraw w bezpośrednich relacjach klient-urzędnik.  Brak sprzętu informatycznego i środków na zakup i wdrożenie systemu też jest przeszkodą w takiej inwestycji.

Na koniec mapa stosowanych systemów kancelaryjnych w 1990 podmiotach administracji samorządowej, nie uwzględniono tu administracji rządowej (stan na 2015 rok). Ilość urzędów samorządowych  w województwie, deklarujących w badaniu określony system kancelaryjny:

 

W ujęciu procentowym – systemy EZD:

Systemy tradycyjne (papierowe) wspomagane elektronicznie:

 

Systemy tradycyjne (papierowe):

 

Przyglądając się tym danym to nasuwa mi się pytanie nie o to jak archiwa państwowe poradzą sobie z danymi z systemów EZD, ale jak zapanują na informacjami elektronicznymi powstającymi w jednostkach, które stosują system tradycyjny wspomagany elektronicznie. W urzędach w rozmaitych rejestrach, wykazach ewidencjach, systemach dziedzinowych przetwarza się sporą ilość danych i w odróżnieniu od systemu EZD jest to chyba zupełna „terra incognita”.

 

[1] Źródło: https://danepubliczne.gov.pl/dataset/wplyw_cyfryzacji_na_dzialanie_urzedow_administracji_publicznej_w_polsce [dostęp: 02.09.2017 r.]

Zapisz

Zapisz

Zapisz

Zapisz

Zapisz

Paweł

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.