Nadzór ogólny nad stosowaniem instrukcji kancelaryjnej a koordynator czynności kancelaryjnych

Nadzór ogólny nad stosowaniem instrukcji kancelaryjnej jest uprawnieniem kierownika jednostki, zwykle realizowane przez odpowiednie normatywy wewnętrzne takie jak regulaminy organizacyjne, zarządzenia i procedury organizujące prace jednostki czy stosowane procedury wewnętrzne.  W instrukcji z 2011 roku pojawiła się nowa funkcja – koordynator czynności kancelaryjnych. Koordynator wyznaczany bezpośrednio przez kierownika podmiotu a więc potencjalnie mający dosyć wysoką pozycję w organizacji, ma niejako na bieżąco stanowić „narzędzie” nadzoru kierownika podmiotu. Czytaj dalej Nadzór ogólny nad stosowaniem instrukcji kancelaryjnej a koordynator czynności kancelaryjnych

Reorganizacja w urzędzie a archiwizacja

Na internetowym forum archiwalnym w temacie dotyczącym reorganizacji w jednostce a archiwizacji http://www.ifar.pl/index.php/topic,1947.0.html pojawiły się nowe wpisy, które zainspirowały mnie do przyjrzenia się jak spraw ta wygląda w systemie EZD. Czytaj dalej Reorganizacja w urzędzie a archiwizacja

Porównanie obiegu dokumentu papierowego w systemie tradycyjnym a w systemie EZD [infografika]

papVSelekt

Grafika przedstawia uproszczony schemat „obiegu” dokumentu papierowego w systemie tradycyjnym czyli papierowym i w systemie Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją. Użyłem słowa obieg w cudzysłowiu, bo oczywiście ma ono sens jednie w systemie tradycyjnym, gdzie dokument rzeczywiście fizycznie „biega” pomiędzy komórkami i urzędnikami. W systemie EZD słowo to traci sens, bo żaden dokument fizycznie w systemie EZD zwykle nigdzie się nie przemieszcza a udostępniana jest do kolejnych stanowisk jedynie informacja w postaci metadanych jak i treści danego dokumentu.

Czytaj dalej Porównanie obiegu dokumentu papierowego w systemie tradycyjnym a w systemie EZD [infografika]