0

Mapa jednostek z systemami EZD lub wspierającymi system tradycyjny [stan na sierpień 2019]

Publikuję zaktualizowaną wersję „Mapa EZD”. Mapę uzupełniłem o informacje otrzymane od czytelników oraz uzyskane z Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych, co pozwoliło uwzględnić na mapie 942 jednostki.

Źródła danych:

  • strona internetowa ezd.gov.pl – dane dotyczące wdrożeń systemu EZD PUW (stan na 3 kwietnia 2019 r.);
  • dane z Systemu Inwentaryzacji Systemów Teleinformatycznych (www. sist.itl.waw.pl) – udostępnione przez Ministerstwo Cyfryzacji w dniu 4 marca 2019 r.;
  • dane z systemu Nadzór i Kontrola Archiwalna (NIKA) – udostępnione przez Naczelną Dyrekcję Archiwów Państwowych stan na dzień 3 lipca 2019 r.;
  • informacje czytelników.

Na mapach przedstawione są podmioty publiczne, które w ww. źródłach zostały wymienione jako jednostki, które wdrożyły lub wdrażają system EZD, bądź zostały odnotowane w systemie NINA jakie podmioty z systemem podstawowym EZD lub wykorzystującym go tylko wspierająco.

Uwzględnienie jednostek z systemem tradycyjnym wspieranym elektronicznymi narzędziami może sugerować większe od rzeczywistego rozprzestrzenienie systemów Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją. Analizując mapę należy o ty pamiętać, zwłaszcza, że spora jest też liczba jednostek, co do których nie wiemy w jakim zakresie wykorzystują system EZD.

Statystyka i podział jednostek przedstawia się następująco:

system kancelaryjnypodmiotów
papierowy ze wspomaganiem EZD390
brak danych303
EZD168
papierowy ze wspomaganiem EZD oraz wyjątkami elektronicznymi81
Suma końcowa942

————————————————————————————————————

Mapa wdrożeń wg. województw – liczba instytucji w danym województwie.

Mapa gmin w której znajduje się co najmniej jeden podmiot publiczny z systemem EZD.

Mapa wdrożeń wg.właściwości terytorialnej archiwów państwowych. Oczywiście w przypadku Archiwum Państwowego w Warszawie należy pamiętać, że większość z tych jednostek podlega pod nadzór Archiwum Akt Nowych a nie archiwum regionalnego.

Mapa z zaznaczeniem czy jest to jednostka rządowa, czy samorządowa.

Na koniec w pliku do ściągnięcia wykaz jednostek uwzględnionych na mapkach. Jeżeli ktoś pracuje w jednostce, która używa systemu EZD a nie jest wymieniona na tej liście, będę wdzięczny za informację – na konto: archiwumEZD@o-archiwum.pl

7

Mapa wdrożeń EZD

Od dawna nosiłem się z zamiarem zebrania danych i opracowania mapy jednostek publicznych w których wdrożono system EZD lub system jest wdrażany. Odkładałem ten temat głównie z powodu ograniczonej liczby źródeł danych.. Przygotowałem mapę w oparciu o dane z 2 źródeł, jednak liczę, że z czasem mapa ta będzie uwzględniała informacje z wielu źródeł a tym samym będzie przedstawiała sytuację jak najbardziej zbliżoną do rzeczywistości. Mapę będę starał się stale aktualizować.

Źródła danych:

  • strona internetowa ezd.gov.pl – dane dotyczące wdrożeń systemu EZD PUW (stan na 3 kwietnia 2019 r.);
  • dane z Systemu Inwentaryzacji Systemów Teleinformatycznych (www. sist.itl.waw.pl) – udostępnione przez Ministerstwo Cyfryzacji w dniu 4 marca 2019 r.

Na mapach przedstawione są podmioty publiczne, które w ww. źródłach wdrożyły lub wdrażają system EZD. Mapa nie uwzględnia zaawansowania wdrożenia.

Ilość jednostek z systemem EZD uwzględnionych na mapie 415 w tym:19 ministerstw,

51 urzędów centralnych,

16 urzędów wojewódzkich

32 samorządy.

Lokalizacja jednostek z EZD stan na początek kwietnia 2019

Mapa wdrożeń wg. województw – przy nazwie podano ilość instytucji w danym województwie.

Instytucje z systemami EZD wg. województw

Mapa gmin w której znajduje się co najmniej jeden podmiot publiczny z systemem EZD.

Mapa wdrożeń wg.właściwości terytorialnej archiwów państwowych. Oczywiście w przypadku Archiwum Państwowego w Warszawie należy pamiętać, że większość z tych jednostek podlega pod nadzór Archiwum akt Nowych a nie archiwum regionalnego.

Na koniec w pliku do ściągnięcia wykaz jednostek uwzględnionych na mapkach. Jeżeli ktoś pracuje w jednostce, która używa systemu EZD a nie jest wymieniona na tej liście, będę wdzięczny za informację – na konto: archiwumEZD@o-archiwum.pl

1

Skróty w tytułach spraw

Nowe zarządzenia Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dnia 30 stycznia br.  nr 7  w sprawie ewidencjonowania zasobu archiwalnego w archiwach państwowych oraz nr 8 w sprawie inwentaryzacji materiałów archiwalnych oraz sporządzania i zatwierdzania elektronicznych inwentarzy archiwalnych dla zespołów (zbiorów) w archiwach państwowych skłoniły mnie do refleksji związanej z występowaniem skrótów w metadanych dokumentacji w systemach EZD. Continue Reading

0

Wdrożenie systemu EZD PUW w archiwach państwowych [mapa]

W 2012 roku w Archiwum Państwowym w Olsztynie wdrożono system EZD Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku. Korzystając z danych na stronie www.ezd.gov.pl oraz sprawozdań z działalności Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych oraz archiwów państwowych przygotowałem mapę stanu wdrożeń EZD w sieci archiwów.

Continue Reading

0

Weryfikacja w EZD przez raporty. Cz. 2 – Tytuły spraw – błędy krytyczne

Po przygotowaniu danych możemy przystąpić do weryfikacji i analizy interesujących na kwestii. Przedstawię na początek analizę związaną z tytułami spraw. Metadana ta zawiera dosyć istotne informacje. Większość użytkowników systemu EZD właśnie po tytułach spraw wyszukuje informacji. Myślę, ze można uznać, że sprawa stała się podstawową jednostką informacyjną dla systemu EZD. Continue Reading

0

Nadzór ogólny nad stosowaniem instrukcji kancelaryjnej a koordynator czynności kancelaryjnych

Nadzór ogólny nad stosowaniem instrukcji kancelaryjnej jest uprawnieniem kierownika jednostki, zwykle realizowane przez odpowiednie normatywy wewnętrzne takie jak regulaminy organizacyjne, zarządzenia i procedury organizujące prace jednostki czy stosowane procedury wewnętrzne.  W instrukcji z 2011 roku pojawiła się nowa funkcja – koordynator czynności kancelaryjnych. Koordynator wyznaczany bezpośrednio przez kierownika podmiotu a więc potencjalnie mający dosyć wysoką pozycję w organizacji, ma niejako na bieżąco stanowić „narzędzie” nadzoru kierownika podmiotu. Continue Reading