0

Skróty w tytułach spraw

Nowe zarządzenia Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dnia 30 stycznia br.  nr 7  w sprawie ewidencjonowania zasobu archiwalnego w archiwach państwowych oraz nr 8 w sprawie inwentaryzacji materiałów archiwalnych oraz sporządzania i zatwierdzania elektronicznych inwentarzy archiwalnych dla zespołów (zbiorów) w archiwach państwowych skłoniły mnie do refleksji związanej z występowaniem skrótów w metadanych dokumentacji w systemach EZD. Continue Reading

0

Weryfikacja w EZD przez raporty. Cz. 2 – Tytuły spraw – błędy krytyczne

Po przygotowaniu danych możemy przystąpić do weryfikacji i analizy interesujących na kwestii. Przedstawię na początek analizę związaną z tytułami spraw. Metadana ta zawiera dosyć istotne informacje. Większość użytkowników systemu EZD właśnie po tytułach spraw wyszukuje informacji. Myślę, ze można uznać, że sprawa stała się podstawową jednostką informacyjną dla systemu EZD. Continue Reading

0

Weryfikacja w EZD przez raporty. Cz. 1 – Jak przygotować dane?

We wcześniejszym wpisie i w wystąpieniu na X zjeździe IFAR zarysowałem sposoby wykorzystania raportów z EZD do weryfikacji postępowania z dokumentacją przez koordynatora czynności kancelaryjnych i archiwistę. To była bardziej teoria i pokazanie możliwości jakie niosą raporty. Przejdźmy do praktyki – postaram się pokazać krok po kroku jak możemy dokonać analizy danych z systemu EZD. Na początek jak przygotować dane do analizy. Continue Reading

0

Nadzór ogólny nad stosowaniem instrukcji kancelaryjnej a koordynator czynności kancelaryjnych

Nadzór ogólny nad stosowaniem instrukcji kancelaryjnej jest uprawnieniem kierownika jednostki, zwykle realizowane przez odpowiednie normatywy wewnętrzne takie jak regulaminy organizacyjne, zarządzenia i procedury organizujące prace jednostki czy stosowane procedury wewnętrzne.  W instrukcji z 2011 roku pojawiła się nowa funkcja – koordynator czynności kancelaryjnych. Koordynator wyznaczany bezpośrednio przez kierownika podmiotu a więc potencjalnie mający dosyć wysoką pozycję w organizacji, ma niejako na bieżąco stanowić „narzędzie” nadzoru kierownika podmiotu. Continue Reading

2

Co zmienia EZD?

System EZD opiera się m.in. na przełożeniu zasad postępowania z dokumentacją papierową na świat dokumentu elektronicznego. I rzeczywiście,w niektórych aspektach nie ma wielkich różnic jeśli chodzi o akta spraw papierowych i elektronicznych – tu i tu mamy jrwa, znaki spraw, spisy spraw, akta spraw, dekretacje, rejestry itd. Elektroniczna postać dokumentów i gromadzenie ich w systemie teleinformatycznym powoduje jednak zarazem pewne istotne zmiany w postępowaniu z dokumentacją, wymusza także zmianę w podejściu archiwistów do takiej dokumentacji.

Continue Reading