0

Wdrożenie systemu EZD PUW w archiwach państwowych [mapa]

W 2012 roku w Archiwum Państwowym w Olsztynie wdrożono system EZD Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku. Korzystając z danych na stronie www.ezd.gov.pl oraz sprawozdań z działalności Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych oraz archiwów państwowych przygotowałem mapę stanu wdrożeń EZD w sieci archiwów.

Continue Reading

0

Weryfikacja w EZD przez raporty. Cz. 1 – Jak przygotować dane?

We wcześniejszym wpisie i w wystąpieniu na X zjeździe IFAR zarysowałem sposoby wykorzystania raportów z EZD do weryfikacji postępowania z dokumentacją przez koordynatora czynności kancelaryjnych i archiwistę. To była bardziej teoria i pokazanie możliwości jakie niosą raporty. Przejdźmy do praktyki – postaram się pokazać krok po kroku jak możemy dokonać analizy danych z systemu EZD. Na początek jak przygotować dane do analizy. Continue Reading

0

Składy chronologiczne – kto, kiedy, gdzie – podstawowe zagadnienia

Składy chronologiczne pojawiły się w instrukcji kancelaryjnej i archiwalnej jako recepta na papier w sytuacji gdy chcemy w urzędzie pracować elektronicznie. Zgodnie z definicją są to uporządkowane zbiory dokumentacji nieelektronicznej przechowywane w układzie wynikającym jedynie z kolejności wprowadzania do systemu EZD.

Continue Reading

0

Porównanie obiegu dokumentu papierowego w systemie tradycyjnym a w systemie EZD [infografika]

papVSelekt

Grafika przedstawia uproszczony schemat „obiegu” dokumentu papierowego w systemie tradycyjnym czyli papierowym i w systemie Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją. Użyłem słowa obieg w cudzysłowiu, bo oczywiście ma ono sens jednie w systemie tradycyjnym, gdzie dokument rzeczywiście fizycznie „biega” pomiędzy komórkami i urzędnikami. W systemie EZD słowo to traci sens, bo żaden dokument fizycznie w systemie EZD zwykle nigdzie się nie przemieszcza a udostępniana jest do kolejnych stanowisk jedynie informacja w postaci metadanych jak i treści danego dokumentu.

Continue Reading

0

D.Drzewiecka|EZD a dydaktyka – łatwe w teorii, trudne w praktyce… (recenzja artykułu)

W „Archiwiście Polskim” nr 3 (75)/2014 ukazał się tekst dr Doroty Drzewieckie z UP im. KEN w Krakowie „EZD a dydaktyka – łatwe w teorii, trudne w praktyce. Refleksje nad zagadnieniem współpracy jednostek komercyjnych i uniwersytetów”. O ile się nie mylę, jest to pierwszy w tym czasopiśmie tekst poświęcony w całości tematyce systemów EZD. Jest to sześć stron uwag dotyczących możliwości wykorzystywania takich systemów w kształceniu studentów oraz współpracy uniwersytetów z producentami takich programów. Continue Reading

0

Kompletność rocznika spraw

W warunkach systemu tradycyjnego dbanie o kompletność teczki urastała i wciąż urasta do rangi niemal pierwszorzędnej. Mam tu rzecz na myśli kompletność rocznika spraw w teczce, tj. ujętych na jednym spisie spraw. Rzadko w naturze występuje taka sytuacja, gdy wszystkie sprawy zarejestrowane w trakcie jednego roku, są również w tym samym roku zamykane. Przepisy są tu mocno ogólnikowe i trudno polegać wyłącznie na nich. Śledzenie treści dawnych instrukcji kancelaryjnych nie daje odpowiedzi jak sobie pierwotnie radzono gdy sprawy kończono później, czy wręcz – jakie było założenie metodyki archiwalnej jeśli chodzi o rejestrację spraw i ich kontynuowanie w latach następnych. Więcej jest tu wątpliwości niż pewników.

Continue Reading