W badaniach „Wpływ cyfryzacji na działanie urzędów administracji publicznej w Polsce”[1] jednym z obszarów zainteresowania ankietujących była kwestia korzystania z systemów EZD i stosowanego w urzędzie systemu kancelaryjnego. Raporty dostępne są dla lat 2012-2015. Continue Reading
system tradycyjny
Archiwizacja w systemie EZD
Jak system EZD zmienia sposób archiwizacji akt w urzędzie? Sprawą pierwszorzędną jest przesunięcie ciężaru czynności archiwizacyjnych z okresu po zakończeniu sprawy, tuż przed przekazaniem do archiwum, na czas prowadzenia sprawy.
Porównanie obiegu dokumentu papierowego w systemie tradycyjnym a w systemie EZD [infografika]
Grafika przedstawia uproszczony schemat „obiegu” dokumentu papierowego w systemie tradycyjnym czyli papierowym i w systemie Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją. Użyłem słowa obieg w cudzysłowiu, bo oczywiście ma ono sens jednie w systemie tradycyjnym, gdzie dokument rzeczywiście fizycznie „biega” pomiędzy komórkami i urzędnikami. W systemie EZD słowo to traci sens, bo żaden dokument fizycznie w systemie EZD zwykle nigdzie się nie przemieszcza a udostępniana jest do kolejnych stanowisk jedynie informacja w postaci metadanych jak i treści danego dokumentu.
Kompletność rocznika spraw
W warunkach systemu tradycyjnego dbanie o kompletność teczki urastała i wciąż urasta do rangi niemal pierwszorzędnej. Mam tu rzecz na myśli kompletność rocznika spraw w teczce, tj. ujętych na jednym spisie spraw. Rzadko w naturze występuje taka sytuacja, gdy wszystkie sprawy zarejestrowane w trakcie jednego roku, są również w tym samym roku zamykane. Przepisy są tu mocno ogólnikowe i trudno polegać wyłącznie na nich. Śledzenie treści dawnych instrukcji kancelaryjnych nie daje odpowiedzi jak sobie pierwotnie radzono gdy sprawy kończono później, czy wręcz – jakie było założenie metodyki archiwalnej jeśli chodzi o rejestrację spraw i ich kontynuowanie w latach następnych. Więcej jest tu wątpliwości niż pewników.