Wyjmowanie czy wypożyczanie dokumentów ze składów chronologicznych?

Zasada generalna wyrażona w instrukcji kancelaryjnej zakłada, że przesyłki w pełni odwzorowane przechowywane są w składzie chronologicznym i w wersji papierowej nie wędrują do pracownika załatwiającego sprawę. Całość informacji zawartej w przesyłce znajduje się w odwzorowaniu cyfrowym przekazanym w systemie EZD do pracownika. Można jednak znaleźć kilka sytuacji gdy pracownik nawet przy pełnym skanie musi  sięgnąć do oryginału papierowego a czasem nawet na stałe usunąć ze składu część przesyłki.

Czytaj dalej Wyjmowanie czy wypożyczanie dokumentów ze składów chronologicznych?

Rejestracja przesyłek w składach chronologicznych

W niniejszym wpisie chciałbym zastanowić się jak powinno wyglądać przekazywanie dokumentów do składów chronologicznych, kiedy powinno nastąpić i  jakie rozwiązania najlepiej zastosować. Sprawna lub nie obsługa składów chronologicznych ma istotny wpływ na działanie całego systemu EZD.

Czytaj dalej Rejestracja przesyłek w składach chronologicznych

Składy chronologiczne – kto, kiedy, gdzie – podstawowe zagadnienia

Składy chronologiczne pojawiły się w instrukcji kancelaryjnej i archiwalnej jako recepta na papier w sytuacji gdy chcemy w urzędzie pracować elektronicznie. Zgodnie z definicją są to uporządkowane zbiory dokumentacji nieelektronicznej przechowywane w układzie wynikającym jedynie z kolejności wprowadzania do systemu EZD.

Czytaj dalej Składy chronologiczne – kto, kiedy, gdzie – podstawowe zagadnienia