0

Weryfikacja w EZD przez raporty. Cz. 2 – Tytuły spraw – błędy krytyczne

Po przygotowaniu danych możemy przystąpić do weryfikacji i analizy interesujących na kwestii. Przedstawię na początek analizę związaną z tytułami spraw. Metadana ta zawiera dosyć istotne informacje. Większość użytkowników systemu EZD właśnie po tytułach spraw wyszukuje informacji. Myślę, ze można uznać, że sprawa stała się podstawową jednostką informacyjną dla systemu EZD.

Zgodnie ze wskazaniami zawartymi w instrukcjach kancelaryjnych tytuł sprawy to zwięzłe określenie odnoszące się do treści sprawy. Teoretycznie mamy definicję, jednak tak skrótową i niejednoznaczną a materia dla urzędników nowa. Brakuje konkretnych przykładów jak zapis  instrukcyjny przełożyć na praktykę. Już w 2013 roku na spotkaniu eksperckim w NDAP podniesiono tę kwestię (patrz: Sprawozdanie ze spotkania eksperckiego Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją. Wdrożenie – praktyka – efekt. Warszawa, 16 stycznia 2014 r., DKN.0072.2.2013, dostęp: 21.03.2017 r., https://www.archiwa.gov.pl/images/docs/02_Sprawozdanie_ze_spotkania_eksperckiego.pdf)

 

Jakie można wyróżnić błędy popełniane przez pracowników:

– brak tytułu,

– tylko automatyczny tytuł,

– lakoniczny tytuł,

– skróty w tytule,

– podobny tytuł dla różnych spraw w tej samej teczce,

– tytuł dokumentu nie sprawy,

– brak rodzaju-działania,

– brak określenia podmiotu lub obiektu działania,

–  literówki.

Zanim jednak przejdę do omawiania poszczególnych typów błędów i metod ich wyszukiwania, kilka słów o sposobie zaznaczania błędów w naszym pliku. W arkuszu z danymi dodaję kolumnę, w którą wpisuję rodzaj błędu jaki w danym tytule zaistniał. Aby ułatwić sobie w przyszłości analizę błędów, raportowanie informację o typie błędu nie wpisuję ręcznie a wybieram z rozwijalnej listy.  Listę typów podałem powyżej jak ją jednak zaimplementować do programu. Otóż w arkuszu z naszymi danymi w dodatkowej kolumnie kopiuję naszą listę błędów.

Wracam do danych i wstawiam dodatkową kolumnę, która będzie zawierała wskazanie typu błędu. Zaznaczam całą nowo wstawioną kolumnę i wybieram narządzie Dane/Poprawność danych. Funkcja ta służy do sprawdzania poprawności danych wpisywanych do komórek arkusza. W formularzu tej funkcji wybieram w opcjach „Kryteria poprawności” i zaznaczam opcję „Lista”.

W polu „Źródło” podaję zakres pól arkusza gdzie mam wpisane typy błędów. W efekcie chcąc wpisać jakieś dane do pola otrzymuję listę podpowiedzi, rozwijanej przez ikonę wyboru opcji.

Dodatkowo oznaczam sobie wizualnie błędne dane zaznaczając cały rekord innym kolorem tła.

Po tej dygresji technicznej przejdźmy do omówienia poszczególnych błędów. Z wyżej wylistowanych błędów trzy pierwsze rodzaje traktuję jako krytyczne, tzn. takie które praktycznie uniemożliwiają odszukanie po tytule interesującej nas sprawy.

Brak tytułu – w zasadzie nie powinien się zdarzyć w poprawnie zaprojektowanym systemie EZD, bo sam program powinien nie pozwalać na taką sytuację nie pozwalając na założenie sprawy, której tytuł nie spełnia jakiś minimalnych wymagań. Jednak przy weryfikacji warto sprawdzić czy czasem nie mamy do czynienia z tego rodzaju przypadkiem mogącym się zdarzyć np. jako błąd systemu.

Automatyczny tytuł sprawy. Błąd pojawiający się w systemach EZD, które przy rejestracji spraw pozwalają na wykorzystanie wygenerowanych automatycznie nazw dokumentów czy innych obiektów, które w chwili rejestracji stają się bez zmian tytułem sprawy. W zasadzie system może automatycznie zapobiegać tego typu sytuacji przez wbudowanie w program zabezpieczeń lub alertów. Najprostszy tego typu mechanizm może polegać na zmuszeniu użytkownika do jakiejkolwiek zmiany tytułu. Zabezpieczenie w tym przypadku nie będzie stuprocentowe, ponieważ jakakolwiek zmiana może polegać na dodaniu choćby spacji lub jakiegoś dodatkowego z znaku. Użytkownik może wtedy łatwo obchodzić zabezpieczenie. Jednak błąd ten nie jest trudny do wychwycenia w weryfikacji. Jeżeli znamy tytuły automatyczne stosowane w programie wystarczy zwykłe wyfiltrowanie w przygotowanych przez nas danych.

Włączamy narzędzie filtrowania: Dane/Filtruj

W kolumnie tytuł sprawy rozwijamy opcje filtrowania i wybieramy filtry tekstu a z nich funkcję „Zawiera” czyli filtrowania po frazach znajdujących się w tekście.

W formatce filtra wpisujemy poszukiwany tytuł automatyczny, np.: „nowa sprawa”.

Otrzymujemy listę spraw z tytułami dokładnymi co do poszukiwanej frazy jak również takimi które zawierają dodatkowe zapiski „5” czy „do załatwienia”. Te dopiski informacyjnie niewiele zmieniają więc zaliczam je również do tego typu błędów.

Lakoniczny tytuł – a więc zbyt krótki, niewiele mówiący, np.: „polisa OC”, „zwrot akcyzy”.

Ten błąd jak poprzedni łatwo wyfiltrować z naszej listy tytułów. W tym celu skorzystamy z dodatkowych danych, które utworzymy korzystając z funkcji programu Excel obliczającej ilość znaków w tekście – =DŁ(B2). Wpisując funkcję musimy wskazać tylko jeden argument komórkę gdzie znajduje się nasz tekst.

Formułę propagujemy dla wszystkich rekordów i otrzymujemy ilość znaków naszych tytułów. Uwaga! Formuła w obliczeniach traktuje spację jako znak.

Tak przygotowane dane filtrujemy wskazując w opcjach filtra tym razem konkretny liczbowy zakres – tytuły liczące mniej niż np. 15 znaków.

Jaką ilość znaków przyjąć za graniczną? To kwestia subiektywna, myślę, że zależna od kilku czynników:  organizacji, rodzaju spraw, potrzeb informacyjnych użytkowników EZD  no i oceny weryfikującego archiwisty. Po pewnym czasie każdy dojdzie do określenia odpowiedniej wartości. W wyniku tych działań otrzymamy wykaz spraw, który możemy oznaczyć jako te mające lakoniczny a więc niewystarczający tytuł. Poszczególne tytuły mogą spełniać kryteria dla więcej niż jednego typu błędów.  Wtedy oczywiście od nas zależy jaki typ wskażemy. Osobiście zwykle wskazuję na bardziej istotny, poważniejszy typ błędu.

Przeciwieństwem tytułu lakonicznego będzie tytuł zbyt długi.  Pojęcie dosyć nieostre. Można się zastanawiać czy powinniśmy na to zwracać uwagę? Warto jednak przynajmniej wyfiltrować tytuły długie. W analizie pomocny może być wykres przestawny zbudowany na wartościach z kolumny „długość tytułu”. Poniżej wykres dzięki któremu szybko możemy poznać rozkład tytułów wg. ich długości (Oś x – ilość spraw, oś y- długość tytułów).

cdn.

Zapisz

Zapisz

Zapisz

Paweł

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.