0

Wyjmowanie czy wypożyczanie dokumentów ze składów chronologicznych?

Zasada generalna wyrażona w instrukcji kancelaryjnej zakłada, że przesyłki w pełni odwzorowane przechowywane są w składzie chronologicznym i w wersji papierowej nie wędrują do pracownika załatwiającego sprawę. Całość informacji zawartej w przesyłce znajduje się w odwzorowaniu cyfrowym przekazanym w systemie EZD do pracownika. Można jednak znaleźć kilka sytuacji gdy pracownik nawet przy pełnym skanie musi  sięgnąć do oryginału papierowego a czasem nawet na stałe usunąć ze składu część przesyłki.

Przywołam kilka przypadków z którymi spotkałem się osobiście.

  1. Urzędnik musi zweryfikować czy dokument jest oryginałem czy kserokopią. Czy np. podpis jest złożony własnoręcznie przez wnioskodawcę, czy nie jest czasem tylko obrazem podpisu. Na podstawie odwzorowania cyfrowego, jeżeli pracownik kancelarii skanujący dokument nie poczyni ewentualnych uwag w tym zakresie, prowadzący sprawę nie stwierdzi tego. Musi sięgnąć do oryginału.
  2. Pracownik musi porównać adres z pisma z adresem na kopercie. Oczywiście w przypadku gdy w jednostce nie skanuje się przy przesyłce kopert, co nie jest obligatoryjne (patrz § 17 ust. 4 IK).
  3. Urząd musi zwrócić część dokumentów-oryginałów nadesłanych przez wnioskodawcę przy piśmie, które stanowią własność klienta i zostały do jednostki nadesłane tylko do wglądu. Przywołać można tu art. 76a czy art. 220 Kodeksu Postępowania Administracyjnego, które pozwalają urzędnikowi żądać przedłożenia oryginałów dokumentów nadesłanych w formie kopii elektronicznych.
  4. Urzędnik rozpatrywał odwołanie od decyzji organu niższej instancji i musi zwrócić nadesłane przy odwołaniu akta tego urzędu.
  5. W przesyłce znajduje się dokument, który musimy przechowywać np. w teczce zbiorczej – akta osobowe, akta nadzoru, spisy potwierdzające przekazanie akt do archiwum państwowego itp.
  6. Przesyłka zawiera formularze lub częściowo wypełnione dokumenty, które musimy odesłać do podmiotu zewnętrznego po wypełnieniu, uzupełnieniu lub podpisaniu.

Instrukcja kancelaryjna używa terminu wyjęcia dokumentu ze składu, choć już przy opisie informacji, które winny przy tej okazji znaleźć się na miejscu dokumentu lub w systemie EZD, pojawia się „wypożyczający” i „termin zwrot”. Sugeruje to, że mamy do czynienia z klasycznym wypożyczeniem. Więc wyżej przytoczone przeze mnie przykłady nie mieściły by się w procedurze określonej w  w procedurze określonej w § 22 instrukcji kancelaryjnej. Jednak wynikają one czy to z przepisów czy racjonalnych zasad postępowania. W procedurach wewnętrznych jednostki powinny więc takie przypadki i sposoby postępowania zostać opisane.

Trudniejszym przypadkiem do rozpatrzenia jest kwestia wycofywania dokumentów ze składu celem ich przekazania do organu wyższego lub do sądu w przypadku rozpatrywania odwołania czy toczenia się sprawy sądowej. Czas tego wypożyczenia jeśli uwzględnimy, że sprawa może przechodzić przez kilka szczebli administracyjnych czy sądowych, może być liczony w latach. Akta wyciągnięte ze składu przez laty wracają do jednostki w nowej przesyłce. Pytanie czy sensownym jest zdekompletowanie tej nowej przesyłki aby odłożyć pojedyncze dokumenty na miejsce w składzie, czy nie lepiej zatrzymać w nowej przesyłce cały komplet tej dokumentacji. Informacja o nowym miejscu dokumentu w składzie może być wprowadzona do systemu EZD. Kwestię powyższą można by trafniej rozstrzygnąć gdyby wyjaśniona została rola i terminy brakowania dokumentów ze składu. Przy powstawaniu nowych przepisów kancelaryjnych zakładano, że składy pism w pełni odwzorowanych będą w całości brakowane po upływie określonej ilości lat. Przy takim założeniu rozsądniej byłoby umieścić takie powracające dokumenty w nowym miejscu zgodnym z rokiem ich zwrotu a w EZD zapisać odpowiednią do tej sytuacji informację. To w sposób prosty przedłużyło by ich czas przechowywania uwzględniający ich rolę i przydatność w kolejnych postępowaniach odwoławczych. Jednak do dzisiaj nie pojawiły się takie przepisy.

Tytułowe pytanie pozostawię na razie bez rozstrzygnięcia. Osobiście skłaniam się do poglądu, że generalnie mamy do czynienia z wypożyczeniem, ale… kilka sytuacji odmiennych powoduje, że w tych przypadkach  sensowniejszym i bardziej praktycznym rozwiązaniem jest traktowanie tej czynności jako wyjęcie dokumentu bez konieczności jego powrotu na pierwotne miejsce. Wszak nie chodzi o to by w sposób sztuczny traktować miejsce dokumentu w składzie, jak rzecz niezmienną i nienaruszalną, ale by po prostu jak najszybciej i bezbłędnie odnaleźć odpowiedni dokument.

Paweł

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

Witryna wykorzystuje Akismet, aby ograniczyć spam. Dowiedz się więcej jak przetwarzane są dane komentarzy.