5

Wykazy akt a tagowanie oraz parę słów o kwalifikowaniu.

Na konferencji „Dokument elektroniczny w archiwum”  pojawił się wątek zmiany wykazów akt. Pytanie z sali wywołane propozycją  Jarosława Orszulaka zawartą w jego wystąpieniu. W toku dyskusji nie padła żadna propozycja, jednak Kazimierz Schmidt zauważył, że do dokumentów elektronicznych bardziej odpowiednim narzędziem informacyjno-wyszukiwawczym jest tagowanie.  Rzeczywiście mechanizm ten w rzeczywistości elektronicznej i internetowej jest powszechniejszy i skuteczniejszy, w odróżnieniu od wykazów akt pozwala na przyporządkowanie do obiektu więcej niż jednego hasła.  Jednak funkcją, która nie pozwala nam na takie użycie wykazu akt nie jest jego funkcja kwalifikacyjna, jak  podnoszono na konferencji. Po pierwsze na początku swego istnienia w wykazach akt wcale nie było kategorii archiwalnej. Po drugie nawet przy obecnej budowie wykazu w przypadku przyporządkowania kilku haseł rzeczowych do dokumentu oznaczało by to tylko, że na podstawie jakiejś zasady, musielibyśmy wskazać jedną kategorię archiwalną. To mogła by być najwyższa kategoria ze wskazanych haseł, czy przeważająca lub wybierana na podstawie bardziej skomplikowanych algorytmów.

Tak naprawdę to inna funkcja wyklucza obecne wykazy akt jako narzędzie tagowania akt. Użycie symbolu z wykazu w znaku sprawy, a więc funkcja oznaczania akt, nie pozwala na przypisanie do sprawy, czy dokumentu więcej niż jednego symbolu. Jednak gdybyśmy zrezygnowali z symbolu w znaku sprawy moglibyśmy tagować akta. Czy wystarczyłoby w znaku sprawy użyć akronimu komórki organizacyjnej, numeru sprawy w tej komórce, roku założenia sprawy? Obok mielibyśmy oddzielone od znaku hasła przypisane do sprawy. Brzmi to jak „herezja” współczesnej archiwistyki, ale może w systemach EZD było by to bardziej przyjazne dla użytkownika, zwłaszcza jeżeli wsparlibyśmy go je odpowiednimi narzędziami informatycznymi.

Pobocznie wywołany na konferencji temat wykazów akt, skierował moją uwagę na kwalifikację w kontekście dokumentu elektronicznego. Dawniej ocena wartości dokumentacji następowała już po ich powstaniu a więc opierała się na realnym bycie już istniejącym. Obecne kwalifikacje w wykazach akt to bardziej projekcje, wyobrażenia archiwistów i urzędników jaka będzie rola i wartość danych akt w przyszłości. Oczywiście poparte jest to doświadczeniem i lepszą lub gorszą analizą zagadnienia. Jednak w dzisiejszym tempie życia i wszelkich zmian, może przynajmniej w odniesieniu do dokumentów elektronicznych  powinniśmy wrócić do praktyki wartościowania  ich dopiero po wytworzeniu. Częściowo chyba taki powrót nastąpił, bo czym innym jest pojawienie się w wykazach akt z 2011 roku dużej liczby haseł z przypisaną kategorią BE? To przecież faktyczne odłożenie w czasie oceny akt. W przypadku akt tradycyjnych (papierowych) ekspertyzy archiwalne w takiej ilości będą czasochłonne i trudne do realizacji przez szczupłe kadrowo archiwa państwowe. Jednak postać elektroniczna pozwala na wykorzystania narzędzi i metod informatycznych oraz szybkie przetworzenie dużej ilości danych. Tak więc w przypadku dokumentów elektronicznych ocena dopiero po ich wytworzeniu jest jak najbardziej realna i być może przyniosła by lepsze efekty niż ocena a priori zawarta w wykazach akt.

Zapisz

Zapisz

Zapisz

Zapisz

Zapisz

Zapisz

Paweł

5 Comments

  1. Bardzo ciekawy i inspirujący temat. A taka analiza po wytworzeniu jak miałaby wyglądać?

    Te tagi dla dokumentów administracji publicznej, to miałyby być dowolne, czy w oparciu o jakąś ustaloną listę wspólną dla całej administracji?

  2. Analiza powinna być oparta na różnych elementach metadane ale i treść dokumentów, ich relacje do innych dokumentów u wytwórcy, uwzględniać powiązania w całym systemie informacyjnym administracji publicznej. Takie analizy np. przepływu informacji pomiędzy różnymi szczeblami administracji już dzisiaj byłyby możliwe, przecież w rejestrach pism przychodzących są odnotowywane znaki pism nadawców, w rejestrach pism wychodzących znaki spraw spod których prowadzona jest korespondencja. Można to analizować jako sieć powiązań, zależności.
    Co do tagów. Zapewne na początku powinna to być lista ustalona, która jednak pod wpływem czasu, potrzeb użytkowników, powinna być zmieniana np. przez analizy językowe używanych wyrażeń słów. Początkiem powinno być np. analiza używanych tytułów i zbudowanie „korpusu” językowego tytułów spraw

  3. Bardzo ciekawy pomysł. Dla mnie to zwłaszcza możliwość dokładniejszej selekcji dokumentów. Teraz np. mam klasę „Opracowania statystyczne” i w polu uwagi uszczegółowienie: opracowania własne i końcowe – kat. A, cząstkowe – kat. B5. Przygotowywanie tego praktycznie do przekazania dodatkowy kłopot i praca. W proponowanym systemie dla tego typu dokumentów kategoria nie byłaby wprost przypisana do klasy ale zależała także od faktycznej zawartości – super! Problem widzę tylko w obsłudze, skoro teraz dla części moich użytkowników problemem jest wybór właściwej klasy z wykazu z listy w EZD to czy będą odpowiednio tagować? Rozwiązaniem mogły by być uczące się mechanizmy automatyczne, taki wyższy poziom EZD 😉

    • Tagowanie byłoby bardziej naturalne do zastosowania przez użytkownika i łatwiej dobrać parę tagów niż jedno hasło z wykazu. Z moich obserwacji zachowania urzędników w systemach EZD wynika, ze tam tytuły spraw są poprawne gdzie ludzie ich potem używają. Po co mają tworzyć bylejakość dla siebie.

  4. Wszystko co piszecie brzmi bardzo ciekawie. Aż miło pomyśleć i pomarzyć o systemie EZD, który sam sugeruje klasyfikacje. Sztuczna inteligencja aż się tutaj prosi, aby wejść do akcji. Może w tym projekcie EZD RP pomyślą kiedyś o jakimś rozwiązaniu chmurowym, aby można było przygotowywać analizy globalnie i mieć jedno narzędzie AI dla wszystkich urzędów.

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *